Stranputice pri implementaciji komercijalnih poslovnih rješenja - uvodni članak u temu

Faktori rizika

Uvođenje PIS-a (poslovnog informatičkog sustava), kojeg prepoznajemo pod oznakama kao što su ERP, CRM, MIS, OLAP, BI, izuzetno je složen proces, čak i kad se radi o maloj organizaciji. Potrebno je obuhvatiti značajke same organizacije, način na koji je organizacija povezana sa svojim kupcima/partnerima, te zakonodavne aspekte poslovanja. Ne smije se zanemariti niti utjecaj raspoloživih resursa i tehnologije.
Visok rast potražnje ERP rješenja
Ukupno svjetsko tržište ERP rješenja možemo procijeniti na preko 100 milijardi USD godišnje. Ako tome dodamo i ostala pridružena rješenja (CRM, HRM, BPM, OLP/BI…), tada se vrijednost penje do 150 milijardi USD godišnje. Otprilike 70% tog iznosa otpada na usluge
implementacije, tj. upravo onog dijela cijene projekata koji izravno
ovisi o spomenutim čimbenicima... Zadnjih desetak godina naročito je zanimljiv segment srednjih i malih poduzeća koja postaju ozbiljni
kupci ERP rješenja. Takvi kupci žele projekte s manje rizika, izvedene u kraće vrijeme i po znatno nižoj cijeni. Potražnja raste po stopi od 20% godišnje, a isporučitelji rješenja to ne mogu pratiti jer ne mogu stvoriti dovoljno stručnoga kadra, pogotovo ne kadra koji poznaje
tehnologiju te poslovne i zakonske zahtjeve tržišta širom svijeta.
Ti zahtjevi, sastavljeni zajedno, često su stvarno ili naizgled suprotstavljeni. Međutim, pravilnim pristupom implementaciji moguće je pomiriti sve zahtjeve i izgraditi funkcionalan i koristan informacijski sustav usklađen s poslovnim ciljevima.

Izazovi današnjeg vremena, kada je poslovna dinamika na dosad najvišoj razini i koja neprekidno raste, rezultiraju zahtjevima koji traže skraćenje ciklusa implementacije poslovnih rješenja.

Istovremeno se povećava složenost takvog sustava kao izravni odgovor na povećanu složenost okruženja u kojem neka organizacija djeluje. Radi toga, poslovna korist od uvođenja takvih rješenja mora biti brže i jasnije vidljiva.

Prikupljena iskustva implementacije PIS-a govore o izraženom problemu projektne (ne)discipline. Sve činjenice iznešene u nastavku vrijede praktički za svaki informatički projekt, pogotovo ako se radi o uvođenju poslovnih rješenja za potporu poslovnim procesima.

Neka istraživanja navode podatke da čak 60% projekata završava potpunim neuspjehom, a 32% djelomičnim neuspjehom. Problematika implementacije standardnih poslovnih rješenja (ERP, CRM, BI…), drugačija je u odnosu na rješenja gdje razvoj počinje od nule (from the scratch). Ovdje je naglasak na interakciji između konzultanta i korisnika u stvarnom vremenu, tj. na prilagodbu gotovog rješenja i zadanog poslovnog procesa ili funkcije.

Naravno, u stvarnim uvjetima odvijanja projekta nikada situacija nije tako čista pa se događa miješanje klasičnog razvoja, sistemska integracija, kao i primjena prototipskog pristupa implementaciji.

Uzroci problema
Svatko tko je ikad sudjelovao na nekom projektu implementacije poslovnog informatičkog rješenja, prepoznat će neki od sljedećih faktora smetnje:
- neodređen opseg implementacije, odnosno slaba ili čak nikakva definicija zahtjeva
- loša procjena rokova završetka pojedinih faza i projekta u cjelini
- ne postoje projektne procedure (planiranje, kontrola, izvještavanje, eskalacija, promjene…)
- česta promjena vodstva i članova tima ili promjena odgovornosti
- neodgovarajuća ili nedovoljna obuka krajnjih budućih korisnika sustava
- nije predviđena integracija s ostalim sustavima
- loša (manjkava) dokumentacija sustava i projekta u cjelini

Osnovne faze projekta

S druge strane, brojni analitičari izdvojili su 5 glavnih razloga neuspjeha projekata, koji se u velikoj mjeri podudaraju s gornjim tvrdnjama:
- Vodeći menadžeri (Uprava) misle da je pojam „project management” zapravo samo softverski alat, a nikako metoda upravljanja, odnosno skup metoda i postupaka za upravljanje projektom.
- Često se na projektima sreću ljudi koji „mogu sve napraviti”, ali nitko ne želi napraviti planiranje i upravljanje projektom jer ne vide i/ili ne razumiju stvarnu vrijednost toga posla. Tako je npr. mnogo ljudi spremno odmah pristupiti izvršenju nekog zadatka, pogriješiti, i onda ponoviti pokušaj.
- Pojavljuje se primjedba da upravljanje projektom stvara papirologiju i odvlači pažnju od samog projekta. To je naročito prisutno kod onih članova tima koji su već sudjelovali na nekim projektima gdje se pokušavalo uspostaviti upravljanje projektom. Često puta to je istina, ali to ne znači da je problem u upravljanju projektom kao disciplini – problem je u nepoznavanju metoda i neiskustvu voditelja tima.
- Organizacija, odnosno Uprava, često puta deklarativno zastupa ideju upravljanja projektom, ali u praksi ne čini ništa kako bi ju i provela.
- Organizacija ne zna kako uspostaviti kulturu, odnosno postupke upravljanja promjenama, što je osnovni preduvjet za uspješnu primjenu.

(cijeli tekst u pročitajte u PDF verziji Infotrenda 166)

Zlatko Švigir