Informatizacija državne uprave u kontekstu sustava za upravljanje dokumentacijom

Pristup Ericssona Nikole Tesle

Na nedavno održanoj konferenciji o e-Upravi moglo se zaključiti da Vlada imajasnu viziju o tome što želi informatizirati i što e-Upravom želi postići. O mogućim načinima kako to napraviti razgovarali smo s Borisom Kranicem, rukovoditeljem odjela za ECM/BPM rješenja, i Markom Lukičićem arhitektom za Records Management rješenja iz kompanije Ericsson Nikola Tesla.
Dvostruka uloga Ericssona Nikole Tesle
Znanja i iskustva stečena u implementaciji i radu na internim
projektima stručnjaci Ericssona Nikole Tesle koriste i u izvođenju
projekata za kupce, što značajno povećava njihovu učinkovitost i
kvalitetu. Lista kompanijskih kupaca u ovom segmentu obuhvaća ugledne domaće kuće i ustanove kao što su T-HT, Vipnet, Hrvatski fond za privatizaciju, Adris, FINA i još mnogi drugi. Dvostruka uloga – isporučitelja, ali i korisnika rješenja – višestruko je korisna.
Potvrđuje to i komentar Ludgera Helma, FileNetovog direktora za marketing proizvoda i usluga u javnom sektoru na tržištima Europe, Srednjeg istoka i Afrike: „Za FileNet je sjajno to što u Hrvatskoj njegove proizvode distribuira jedan od naših korisnika. Onaj koji i u vlastitoj kući primjenjuje rješenja što ih nudi na tržištu, mnogo je uvjerljiviji. Zbog toga veoma cijenimo iskustva stručnjaka Ericssona Nikole Tesle.”
Enterprise Content Management i Business Process Management platforme su tehnološki odgovor na spomenute vizije, no za uspjeh je, osim tehnologije, neizmjerno važno primjenjivanje adekvatnih metodologija, načela i iskustava. Na domaćem ICT tržištu postoje dobavljači koji sve to mogu. Ericsson Nikola Tesla sasvim je sigurno jedan od njih.

Kao i u gospodarstvu, u informatizaciji državne uprave, vrlo je važno krenuti od učinaka koje treba postići. Možemo ih podijeliti u tri skupine:
• učinci koji izravno utječu na interno funkcioniranje odnosno učinkovitost unutarnjeg poslovanja ustanove;
• učinci na građanstvo koji građanima trebaju osigurati što raznovrsnije i kvalitetnije usluge;
• te, učinci na gospodarstvo koje bi, implementacijom takvog sustava u državnoj upravi, dobilo dodatni poticaj za razvoj.

Stručnjaci Ericssona Nikole Tesle smatraju da će konsolidacija podataka i procesa, kao posljedica implementacije naprednih ICT rješenja, posebno Enterprise Content Management platforme, obuhvatiti sve prethodno nabrojane aspekte i time omogućiti generiranje novih servisa prema građanstvu i gospodarstvu. Pri tome je neophodno slijediti dugoročne državne strategije, ali i uvažavati europske trendove i standarde.

Kako je priča počela?
Priča započinje početkom devedesetih godina s primjenom prvih spisovodstvenih sustava u Europi, danas poznatima kao Electronic Records Management Systems. No, ti sustavi nisu imali implementiranu svu funkcionalnost potrebnu u državnim institucijama, a uz to nisu jamčili sigurnost pohranjenih podataka.
Zato se pojavila potreba za standardima koji će jamčiti potrebnu funkcionalnost takvih sustava. U međuvremenu je Europska komisija osnovala forum DLM (Document Lifecycle Management),
nezavisno tijelo čija je svrha, između ostalog, promicanje suvremenih Electronic Records Management tehnologija, ali i definiranje odgovarajućih standarda i preporuka.
DLM forum je početkom 2000. godine izbacio dokument MoReq s preporukama državnim ustanovama u kakav bi softver za upravljanje dokumentima i podacima trebale ulagati.
Uštede od uvođenja elektroničkog računa
Na temelju javno dostupnih podataka i iskustava drugih zemalja, za očekivati je da će se daljnjim razvojem elektroničkog
poslovanja u Republici Hrvatskoj postići znatne uštede na razini
države i gospodarstva. Temeljem usporednih podataka za Dansku
i Hrvatsku, samo od uvođenja elektroničkog računa u javnom sektoru, očekivane se uštede procjenjuju na 40 do 54 milijuna eura godišnje. Procjene na osnovi slične studije za Francusku, u kojoj se godišnje uštedi oko 40 milijardi eura, još su optimističnije. Prema toj usporedbi, uvođenjem elektroničkog računa u gospodarstvu, Hrvatska bi godišnje mogla uštedjeti oko 6 milijardi kuna.
MoReq je ubrzo postao mnogo popularniji negoli se očekivalo (čak i na svjetskoj razini) iako je bio namijenjen članicama EU i temeljen na najvažnijim dotadašnjim standardima vezanim uz upravljanje dokumentima i zapisima.
Međutim, MoReq je samo specifikacija, a ne standard pa je započeo razvoj MoReqa2 standarda, koji će obuhvatiti i primjenu novih informacijskih tehnologija.
Što se Hrvatske tiče, kod nas je trenutačno u izradi nova uredba o uredskom poslovanju, što je ipak korak bliže prema pravoj standardizaciji.

Postoji li bojazan da će tehnologija dovesti do otpuštanja većeg broja službenika?
Mogli bismo razmotriti primjer Danske. Otpuštanje radnika državne uprave nije praksa niti jedne države EU pa toga nije bilo ni u Danskoj, usprkos informatizaciji državne uprave. Oni su platformama Enterprise Content Management i Business Process Management automatizirali Back Office poslovne procese, a svoje referente su preselili u Front Office sa zadatkom da poboljšaju kvalitetu usluga građanima. Od državne uprave se ionako očekuje da digne razinu usluga građanstvu i gospodarstvu.

(cijeli članak pročitajte u PDF izdanju Infotrenda 166)

(pripremljeno u suradnji s tvrtkom)