Što je bliži ulazak u EU, to je važnije sređivanje poslovne dokumentacije

Records Management sustav

Modernizacija poslovnih procesa ima pravog smisla tek onda kada se nadograđuje na potpunu infrastrukturu da bi proces mogao davati učinke zbog kojih je proveden. A jedan od osnovnih preduvjeta je cjelovit Records Management sustav za upravljanje zapisima, da bi, kada zatreba, bili dostupni za provedbu nekog poslovnog ili drugog postupka.
Kakvu financijsku korist donosi Records Management?
Samo jedan mali primjer: ako vam dođe vanjska revizija i kaže, molim vas da mi date taj, taj i
taj dokument, zaposlenici tvrtke u kojoj se revizija radi tada će ili potrošiti tjedan dana da se to sve
nabavi ili će u roku od desetak minuta svi izvorni papiri biti na stolu, svi elektronički dokumenti na ekranu i svi mikrofilmovi spremni za projekciju.
Dakle, ili tjedan dana ili – 10 do15 minuta.
Zašto treba početi SADA?
Tvrtka Mikrocop djeluje u Sloveniji, Hrvatskoj i BiH i, zahvaljujući toj činjenici i prateći ono što se danas događa u Sloveniji koja je u EU, znamo što će već sutra biti aktualno ovdje u Hrvatskoj. Primjerice, riječ dana u Europskoj uniji je sljedljivost - revizija; stalno dolaze nekakve provjere, nekakve kontrole koje provjeravaju može li se slijediti proces, može li revizija brzo i jednostavno provjeriti što se i kada s nekim dokumentom i spisom događalo.
Sve te kontrole provjeravaju tko je u kojem trenutku nešto uradio, za što jest ili nije bio ovlašten. Za tu sljedljivost ključna je funkcija RecordsManagementa, odnosno pohrane i upravljanja zapisima. Prateći iskustva Slovenije vidimo da što nam je bliži ulazak u Europsku uniju to nam Records Management postaje važniji.

Čime početi?
Workflow, kao slijedeći korak u razvoju sustava, ima smisla tek onda kad je prije njega sve uređeno a čitava infrastruktura postavljena tako da on može davati učinke za koje je namijenjen. A to što se prethodno mora napraviti je urediti Records Management područje. To, dakako, nije jedino, ali je svakako nužno obaviti da bi uvođenje suvremenih sustava za upravljanje poslovnim procesima imalo ikakva smisla. Razgovarajući o tome s potencijalnim korisnicima, savjetujemo im da je dobro započeti od nekog jasno određenog datuma, kao što je fiskalna godina ili slično. Uvođenju Records Managementa oni mudriji posvećuju čak godinu dana, da bi se sustav uredio i zaživio, a tek nakon toga kreću u slijedeće korake.

Records managementKoliko čuvati?
U Records Management sustavu jedan od parametara koji morate upisati kada unosite dokument u sustavje rok čuvanja dokumenta. Ukoliko to ne učinite, ostat će pohranjen i nakon isteka zakonske obveze čuvanja pojedine vrste dokumenata, te će opterećivati vaš sustav.
Nakon proteka zakonskog roka nitko ne može od vas zahtijevati da dokument i dalje pohranjujete ili vas pozvati na odgovornost zato što ste ga uništili. No danas, kada je cijena čuvanja digitalno pohranjenih podataka mnogo jeftinija nego prije nekoliko godina, Mikrocop preporuča čuvanje još neko vrijeme nakon isteka zakonskog roka, čak do godinu dana.
Ozbiljni Records Management sustav ima ugrađene okidače koji prate životni vijek dokumenta i javljaju kada kojem dokumentu ističe rok čuvanja, kada treba napraviti reviziju dokumenta, prebaciti ga na drugi medij i tako dalje.

Odakle početi?
Kada velika tvrtka, iza koje su desetljeća poslovanja i ogromna arhiva, odluči inovirati i modernizirati sustav dokumentacije, naći će se pred naizgled nepremostivim problemima. Na pitanje, odakle uopće početi, može odgovoriti stručna tvrtka kao što je Mikrocop koja iza sebe ima dugogodišnja iskustva, pristup i metodologiju koja omogućuje planiranje i izvedbu tako složenog procesa. Za početak treba odrediti koliko će se poći u prošlost i odrediti dan D, prijelomni datum procesa.

Do sada...
Jedna skupina pitanja je od dana D unatrag, do trenutka osnivanja tvrtke. To je povijest, sve ono što se dosad prikupilo u dosadašnjem Records Management sustavu, sve što tvrtka ima u zatečenom stranju, kako i što uraditi s tim nasljeđem. Mikrocop nudi normativno i fizičko uređenje, izrade pravilnika, te popisa gradiva za uništavanje. Na temelju pravilnika određujemo što se može baciti, što treba čuvati, dakle - fizičko uređivanje; nakon toga obuhvat, što najčešće znači skeniranje, pohranjivanje na medije i dobivanje digitalne slike.

...od sada
Kada smo to „unatrag” napravili, kad smo ono što je za baciti bacili a ostalo učinili dostupnim na novi način, onda smo riješili povijest.
Zatim treba onemogućiti da novi dokumenti, oni koji će sutra doći u tvrtku, nastave na stari način puniti netom raščišćeno stanje. I tu se mora poštivati novi Records Management sustav na način da se svježa dokumentacija po potrebi može povezati s nekim od starih zapisa u sustavu. Svi procesi koji koriste Records Management trebaju povremeno konzultirati nekakav prethodni dokument i dobiti povratnu informaciju da bi se posao mogao dalje odvijati.
U Mikrocopu se Records Managementu pristupa na opisani način te se tvrtki koja želi krenuti u modernizaciju svoje dokumentacije sugerira da odredi taj dan D a zatim da uredi dotadašnju dokumentaciju prema pravilima koja vrijede „za unatrag”. To treba biti prvi korak jer Workflow ima
smisla tek ako je unatrag sve uređeno.
A kada je to gotovo, kreće se od dana D sa svježim dokumentima po načelu Records Managementa karakterističnom za nove dokumente.

Ovisnost o zakonodavstvu
Records Management je, za razliku od ostalih sustava poslovnog upravljanja, jako ovisan o zakonodavstvu.
Dakle, upravo za Records Management postoje zakoni, propisi, norme po kojima treba raditi. Zakonodavci kažu da taj posao mora biti uređen i unutarnjim pravilnikom, nekim unutarnjim propisima i odlukama.
Ljudi u tvrtkama za to ne znaju, mada bi si internim pravilnicima mogli nevjerojatno olakšati život.
Stoga uređeni Records Management, bio on u elektroničkom, paprinatom ili bilo kojem drugom obliku, mora biti popraćen nekakvom internom legislativom uređenom i provedenom na način kako to čini, recimo, Mikrocop. Ako se mi u tvrtki dogovorimo da je za nas vjerodostojan dokument u PDF-u i ako mi to pravilnikom propišemo, onda je to tako.

(cijeli članak možete pročitati u PDF verziji Infotrenda 166)


Mikrocop
Jedna adresa za sva pitanja vezana uz dokumentacijski sustav.
www.mikrocop.hr

(pripremljeno u suradnji s tvrtkom)