Usmjeravanje na sebe

Alati za upravljanje poslovnim procesima

Danas se poslovanje odvija u uvjetima izuzetno velike i jake konkurencije, posebno u pogledu troškova i kvaliteta, a striktna regulacija zahtijeva agilno odvijanje poslovanja. U takvim, promjenjivim uvjetima poslovanja, poduzeća se (kako bi postala i ostala konkurentna), sve više usmjeruju na svoj poslovni model, svoje poslovne procese i znanje svojih zaposlenika.

Procesna organizacija

Značajan dio znanja zaposlenika zapravo je znanje o poslovnim procesima poduzeća, odnosno o poslovanju poduzeća. Kako bi ispunila strateške ciljeve, organizacija mora pronaći način kako da bolje upravlja svojim poslovanjem, odnosno sustavom integriranih procesa. Samo izvrsni procesi omogućuju poduzeću da postigne kompetitivnu prednost. Shvaćati kako se odvijaju pojedini poslovni procesi i kakva je interakcija među njima, te kako uspostaviti kvalitetno i učinkovito poslovno komuniciranje između zaposlenika, partnera, kupaca i dobavljača ključna je konkurentna prednost poduzeća, dok odgovorno upravljanje procesima može omogućiti agilnost potrebnu kako bi se uspješno pratile stalne promjene. Uspjeh poduzeća ovisi o njegovoj mogućnosti postizanja učinkovitosti kroz djelotvorno upravljanje vlastitim procesima.


Ključna tehnologija za provođenje strategije
U razvijenim zemljama gotovo da nema poduzeća čije poslovanje nije informatizirano. Ogromna količina podataka i složeni poslovni procesi uvjetuju činjenicu da je bez informacijske tehnologije poslovanje gotovo nemoguće. U skladu s trendom informatiziranog društva javlja se i potreba za programskim alatima specijaliziranim za poslovne procese, kako bi bilo moguće učinkovito upravljati poslovnim procesima. Zadnjih godina, sa sve većim žarištem na procesno upravljanje organizacijom, sve se više razvijaju i IT alati za upravljanje poslovnim procesima. Velik se naglasak stavlja na procesni pogled, kao i na važnost alata za upravljanje poslovnim procesima, što dokazuje i činjenica kako su alati za upravljanje poslovnim procesima rangirani kao tehnologija br. 1, koja će imati najznačajniji doprinos u pomaganju IT menadžerima da provedu poslovnu strategiju poduzeća. Sve više vođa i menadžera shvaća da upravljanje poslovnim procesima donosi značajnu kompetitivnu prednost. (www.bmpbasic.com)

Razmišljanje o informacijskoj tehnologiji uvijek treba biti u uvjetima kako IT podržava procese, te kako podržava odnosno omogućuje upravljanje poslovnim procesima. Iako se u početku upravljanje poslovnim procesima karakteriziralo kao još jedan u nizu IT područja, odnosno alata koji omogućuju automatizaciju poslovanja, istina je u potpunosti drugačija. Upravljanje poslovnim procesima je organizacijski koncept, dok je informacijska tehnologija samo temelj i ključni pokretač upravljanja poslovnim procesima. To je menadžerska disciplina koja uključuje metodologiju i procesnoorijentirano kulturu, kao i čitav niz aktivnosti koje su važne u različitim fazama životnog ciklusa poslovnog procesa. Nadalje, uključuje ne samo softverske aplikacije već i ljude – vlasnike procesa, izvršitelje, analitičare, IT dizajnere i poslovne korisnike s različitim vještinama. Osnovni cilj upravljanja poslovnim procesima nije automatizacija procesa, već usmjerenje na procese i učinkovito upravljanje, koje nužno ne implicira automatizaciju već optimizaciju. Poslovni procesi su ključni čimbenik u integraciji organizacije, dok je IT pomoćni alat u upravljanju poslovnim procesima.


Repozitorij = baza znanja
Shvaćanje složenog poslovnog procesa je velik izazov. Da bi se taj izazov svladao nužan je razvoj alata za modeliranje poslovnih procesa, u svrhu omogućavanja jednostavnog generiranja grafi čkog prikaza procesa sa svim nužnim elementima: tijek aktivnosti izvršavanja, događaj koji ga pokreće, odgovorne organizacijske jedinica koje izvršavaju pojedini potproces, rezultat procesa i slično.

Alate za modeliranje poslovnih procesa nikako se ne smije smatrati alatima za crtanje. Iako je njihova osnovna namjena izrada procesnih mapa odnosno dijagrama, nisu u pitanju obični crteži već dijagrami koji sadrže mnogo znanja. Naime, za razliku od običnih alata za crtanje gdje se prilikom modeliranja stvaraju objekti dijagrama i dijagram, koji je (grubo rečeno) samo prikaz toka procesa, tijekom modeliranja u specijaliziranom alatu za modeliranje poslovnih procesa podaci o dijagramu i svim objektima na dijagramu se automatski spremaju u bazu podataka koja se naziva repozitorij. Drugim riječima, dijagram nije samo slika, odnosno grafi čki prikaz procesa, već i skup podataka o objektima dijagrama i samom dijagramu. Tijekom modeliranja, svakom od objekata moguće je defi nirati čitav niz podataka. Na primjer, za pojedinu aktivnost moguće je defi nirati radno mjesto odgovorno za njezino izvršavanje, vrijeme trajanja izvođenja, fi ksne i varijabilne troškove, poslovna pravila, aplikaciju koja podržava izvođenje aktivnosti i slično. Osim navedenog, spremanje objekata i informacija o objektu u bazu omogućuje da se jednom izrađen objekt koristi na više dijagrama a njegove značajke defi niraju samo jednom. Promjena nekog od atributa objekta automatski se zapisuje u bazu, i promjena se tako uočava na svim dijagramima na kojima se objekt pojavljuje. Zahvaljujući višekorisničkom repozitoriju modela moguće je raditi analize utjecaja promjena kroz organizaciju i uloge (eng. role) temeljeno na vezama između modela. Nadalje, na temelju podataka o objektima spremljenim u repozitoriju vrlo je lako generirati izvještaje raznih tipova koje iz običnih alata za crtanje nije moguće generirati. Tako je moguće dobiti izvještaje o tome koje aktivnosti podržava aplikacija, koje su odgovornosti pojedinog radnog mjesta, od kojih se aktivnosti sastoji određeni proces i slično.


Integralni alati za upravljanje poslovnim procesima
U početku se informacijska tehnologija razvijala u smjeru podrške pri modeliranju poslovnih procesa. No modeliranje poslovnih procesa je samo jedna od faza životnog ciklusa upravljanja poslovnim procesima. Ono je temelj upravljanja jer ako ne postoji jasno defi niran model kako se odvija poslovanje, niti upravljanje nije moguće. Tijekom godina razvoja i primjene alata za modeliranje poslovnih procesa pokazalo se nužnim da informacijska tehnologija pomaže odnosno olakšava uspostavljanje agilnih i učinkovitih poslovnih procesa, odnosno podržava sve faze životnog ciklusa upravljanja poslovnim procesima – od strateškog promišljanja, preko dizajna poslovnih procesa i implementacije, pa sve do monitoringa i kontrolinga izvršenja procesa.

Danas se od kvalitetnog alata za upravljanje poslovnim procesima očekuje da sadrži platformu za utvrđivanje strateških ciljeva i ključnih pokazatelja izvršenja (eng. Key Performance Indicator – KPI) kako bi se nadziralo izvršenje strategije, da omogućuje dizajniranje i analizu poslovnih procesa u svrhu optimizacije poslovnih procesa (a u skladu s defi niranom strategijom), da sadrži mehanizam za simuliranje poslovnih procesa, generiranjem BPEL-a (Business Process Execution Language) uklanjajući jaz između modela procesa i stvarnog izvršenja procesa, omogućujući implementaciju željenih poslovnih procesa u praksi, te, na kraju, da omogućuje monitoring izvršavanja procesa. Najznačajniji alati za upravljanje poslovnim procesima su: IDS Scheer ARIS, Proforma Pro Visio, iGrafx, MEGA Suite, IBM Web Sphere Business Modeler i Telelogic System Architect.

Tijekom godina razvoja i primjene alata za modeliranje poslovnih procesa pokazalo se da ponekad statičko modeliranje nije bilo dovoljno da zadovolji potrebe korisnika. Stoga u posljednjih nekoliko godina gotovo svi značajniji ponuđači softvera za modeliranje poslovnih procesa uključuju i mogućnost dinamičkog modeliranja, odnosno simulacije procesa. Simulacija omogućuje izvođenje procesa prije nego što je proces doista implementiran. Time korisnik dobiva mogućnost provjere je li proces pravilno koncipiran, odnosno hoće li doista odvijati kako je zamišljeno i hoće li biti postignuti željeni rezultati. Nadalje, omogućuje statističko vrednovanje performansi procesa u raznim scenarijima i promjenu dizajna kako bi optimizirali procese u njihovom specifičnom dizajnu. Ide se i dalje, pa je tako moguće modeliranje resursa dostupnih organizaciji. Na taj se način mogu utvrditi uska grla u procesima ili resursima u organizaciji. Pomoć alata s vizualizacijom i ostalim dodacima – kao što je simulacija i utvrđivanje troškova temeljnih na aktivnostima (Activity Based Costing – ABC) je temelj za optimiziranje poslovnih procesa i shvaćanje troškova i vremenskih ušteda.


Odabir odgovarajućeg alata
Značaj procesne organizacije i procesnog načina upravljanja poduzećem u svjetskim razmjerima potvrđuje i prava poplava alata za modeliranje i upravljanje poslovnim procesima, te raznih metodologija i tehnika modeliranja. Procjenjuje se da na svjetskom tržištu trenutno postoji više od stotinu i pedeset alata za upravljanje poslovnim procesima. Tržište s pregršt alata stavlja pred organizaciju težak zadatak odabira optimalnog alata. Organizacije su suočene s mnoštvom različitih notacija, metodologija modeliranja i upravljanja poslovnim procesima, čak i samim nazivljem. To bujanje raznih tehnika i metodologija učinio je proces odabira sve složenijim, a time i velikim potrošačem vremena. Osnovne smjernice prilikom odabira alata vezane su uz definiciju strateških ciljeva poduzeća.

Prilikom odabira i uvođenja alata u poduzeće nužna je podrobna i kvalitetna analiza ciljeva koji se žele postići, samih alata, te fi - nancijska analiza uvođenja. Samo kvalitetan i objektivan pristup će omogućiti najbolje rezultate, kako pri odabiru, tako implicitno i pri ostvarivanju zadanih ciljeva. Od iznimne je važnosti odrediti opseg i osnovnu svrhu koja se želi postići kupnjom alata za modeliranje ili upravljanje poslovnim procesima. Svrha može biti potpuno uspostavljanje procesne organizacije, odnosno utvrđivanje svih poslovnih procesa i praćenje njihovog izvođenja ili svrha može biti reinženjering poslovnih procesa zbog uvođenja novog informacijskog sustava ili pak mogućnost definiranja poslovnih procesa kako bi se razvila aplikacija koja bi podržavala izvođenje procesa. Velika je razlika između potrebe za alatom za crtanje kućica na sastancima i za alatom koji će omogućiti upravljanje i nadzor poslovnih procesa održavajući i analizirajući model procesa organizacije.

Najbolji način da se odabere pravo rješenje ili planira prava strategija za implementaciju odgovarajućeg rješenja je uzeti u obzir glavne značajke poslovnih procesa organizacije i ciljeve koje organizacija želi postići. Trenutno na tržištu postoji mnoštvo alata.
Kako bi se odabrao optimalan alat, od iznimne je važnosti odrediti opseg i osnovnu svrhu koja se želi postići kupnjom alata za modeliranje ili upravljanje poslovnim procesima. U definiranje svrhe i ciljeva, kao i u cijeli proces vrednovanja nužno je uključiti i ljude iz poslovanja i IT stručnjake. Samo njihovim zajedničkim radom doista je moguće odabrati optimalan alat i zatim pomoću njega ostvariti zadane ciljeve.


ARIS
IDS Scheer je među prvima uvidio potrebu organizacija za alatom koji podržava cjelokupni životni ciklus upravljanja poslovnim procesima. Razvojem od alata za modeliranje poslovnih pro cesa do integralnog alata za upravljanje poslovnim procesima, ARIS je, prema najcjenjenijim svjetskim analitičkim kućama Gartneru i Foresteru, prepoznat kao vodeći softverski alat, koji u svom ishodištu ima metodologiju opisivanja poslovnih procesa. Osmišljen je na način da omogući uključivanje svih elemenata bitnih za poslovni proces u sam poslovni model – organizacijsku strukturu, proizvode/usluge, funkcije, poslovne događaje, IT sustave, podatke, te veze među objektima. Pokriva cijeli spektar modeliranja poslovnih procesa, uključujući i BPMN notaciju, optimizaciju i arhitekturu organizacije, te dizajn IT arhitekture.

Jedna od značajnih funkcionalnosti alata za upravljanje poslovnim procesima su modeli
najbolje prakse koji organizaciji omogućuju „uređivanje” poslovanja po svjetskim standardima i u skladu s najučinkovitijim organizacijskim modelima. Velik broj podržanih okvira i metodologija čini i ARIS prikladnim za gotovo svaku potrebu modeliranja, uključujući inicijativu unapređenja ljudskih performansi i razvoj BSC-a, kao i ostalih upravljačkih i mjernih sustava.

Načelo „Poslovni procesi koji se ne mogu mjeriti, ne mogu se niti unapređivati”, bila je nît vodilja pri izgradnji platforme za upravljanje performansama poslovnih procesa. Tek usporedba željenih rezultata s ostvarenim rezultatima svrstava organizaciju u određene okvire učinkovitosti. Alati, kao što je ARIS Process Performance Manager omogućuju menadžerima, temeljem definiranih KPI-ja, te analize trendova i utjecaja, praćenje stvarnog izvršenja poslovnih procesa i pronalaženje uzroka problema u poslovanju – zastoja, prekida, neizvršenja poslovnih procesa i slično. Rezultati dobiveni pomoću opisanih alata, odražavaju pravo stanje u organizaciji, kao i izvore takvih rezultata, a to je upravo ono što svakoj organizaciji treba – kvalitetan i pravovremen monitoring i kontroling, kako bi mogla proaktivno reagirati.


Zaključak
Danas je sâm koncept upravljanja poslovnim procesima kao i nastojanje da takvi napori budu djelotvorni, sastavni dio svakog ozbiljnijeg poduzeća, poduzeća koje želi postati i ostati konkurentno. Menadžeri ne identificiraju inovacije u proizvodima uslugama kao čimbenik uspjeha, već ističu inovacije u poslovnim modelima, operacijskom ili upravljačkom procesu kao čimbenik koji bi trebao donijeti tržišni rast.

Alati za upravljanje poslovnim procesima poboljšavaju performanse organizacije i omogućuju menadžerima učinkovitu i djelotvornu koordinaciju resursa potrebnih za izvršenje poslovnih procesa, informatizaciju i automatizaciju aktivnosti i poboljšanje performansi. Donose vrijednost usklađujući sve procese organizacije i omogućuju unapređenje poslovnih performansi nudeći menadžerima način da učinkovito koordiniraju sve ljudske i tehnološke resurse potrebne za izvođenje pojedinog poslovnog procesa. S poslovne perspektive rezultat su niži operativni troškovi, niži IT troškovi, povećano zadovoljstvo kupaca i povećanje prihoda, što zajednički rezultira povećanjem vrijednosti organizacije.


Anita Lončar

 
 
o autoru:
Anita Lončar, InfodomAutorica mr. sc. Anita Lončar diplomirala je 2004. godine na Ekonomskom fakultetu u Zagrebu, gdje je i magistrirala 2007. godine na poslijediplomskom studiju Informatički menadžment.
Zaposlena je na mjestu izvršne direktorice za uprav ljanje poslovnim procesima u tvrtki Infodom. Ti jekom dosadašnjeg radnog vijeka radila je na više projekata unapređenja poslovnih procesa u velikim hrvatskim tvrtkama i državnoj upravi, te na projektima implementacije sustava za javnu nabavu.