Tema broja, uvodni članak: Integrirani poslovni informacijski sustavi

Nabava i implementacija ERP sustava

Samo pravilno provedena nabava i implementacija ERP sustava poduzeću osigurava učinkovitije, kvalitetnije i jeftinije poslovanje, veće povjerenje poslovnih partnera i bolju tržišnu poziciju. Dobro implementirani ERP najbitnija je infrastruktura poduzeća i neodvojivi dio njegove kulture poslovanja.
Što je to ERP sustav?
ERP sustav (Enterprise Resource Planning System) je vrsta poslovnog softvera koji podržava odvijanje mnogih operativnih procesa poduzeća u poslovnim područjima nabave, skladištenja, proizvodnje, prodaje, kvalitete, održavanja, financija, računovodstva, kontrolinga itd. Najbliži, premda ne u potpunosti odgovarajući (ali uvriježeni) hrvatski naziv za ovu vrstu softvera je „integrirani poslovni informacijski sustav”. Integrirani zato jer su prije pojave ERP-a, gore navedena poslovna područja podržavale pojedinačne (tzv. odjelne) aplikacije koje su bile više ili manje povezane, dok ERP podrazumijeva da su sve te aplikacije potpuno integrirane u jedinstveni sustav. Pridjev poslovni nastao je u vrijeme dok su to bile jedine poslovne aplikacije, a danas je malo preširok jer se u poslovanju poduzeća koriste različite vrste softvera, a ERP je samo jedna od njih. Stoga, a i zbog kratkoće naziva, i u Hrvatskoj se sve više koristi naziv ERP.

Položaj ERP sustava u poslovanju poduzeća
U svakom poduzeću postoji mnoštvo različitih procesa, koji stvaraju veliki broj različitih podataka. Glavno obilježje ERP sustava je da je usmjeren na dobro strukturirane procese i podatke te da nastoji automatizirati obradu takvih podataka i odvijanje takvih procesa. Tako će ERP npr. brzo i točno odraditi posao planiranja nabave materijala na temelju plana proizvodnje, sastavnica proizvoda te definiranih dobavljača i vremena dobave za svaki materijal. S druge strane, proces razvoja novog proizvoda i niz dokumenata (bilješki, specifikacija, shema itd.) koji pri tome nastaju, nisu područje koje će ERP lako savladati. Također, ERP neće u potpunosti podržati niti automatizaciju obrade ulazne fakture za materijal, u smislu skeniranja fakture i njenog automatskog slanja na odobrenje odgovornim osobama elektroničkim putem, ali će ju zato dobro proknjižiti u materijalnom knjigovodstvu.

Dakle, ERP pokriva dobar dio procesa u cijelosti, ali neke uopće ne pokriva, a neke pokriva djelomice. Stoga su se uz ERP sustav pojavile i druge vrste poslovnih informacijskih sustava koji su s njim komplementarni.

To su:
-
sustavi za upravljanje odnosom s kupcima i dobavljačima (Customer/Supplier Relationship Management Systems)
- sustavi za upravljanje životnim ciklusom proizvoda (Product Lifecycle Management Systems)
- sustavi za planiranje i izvještavanje (Business Intelligence Systems)
- sustavi za upravljanje strategijom poduzeća (Strategy Management Systems) ..

S obzirom da ERP ipak čini jezgru poslovnog informacijskog sustava jer rješava temeljne procese, ovi sustavi se na različite načine integriraju s njim kako bi se u konačnici dobio na početku spomenuti integrirani poslovni informacijski sustav.

ERP sustavi vremenom su „sazrijeli” u smislu da kvalitetno i stabilno pokrivaju strukturirane procese, pa danas možemo vidjeti trend da proizvođači ERP sustava u svoj softver dodaju i ove prethodno navedene sustave. Odluka o tome koji CRM sustav izabrati može biti vrlo teška, jer specijalizirani (samo CRM) sustavi u pravilu imaju nešto bogatiju funkcionalnost, dok su CRM sustavi proizvođača ERP-a puno bolje integrirani s ERP-om, a time i lakši za implementaciju i kasnije održavanje.

Kako izabrati ERP?
Jedna od prvih stvari koja se analizira i od koje se obično i polazi pri sužavanju izbora ERP-a za određeno poduzeće, jest sama funkcionalnost ERP sustava. Ocjena koliko neki ERP odgovara potrebama poduzeća nije nimalo jednostavna i to iz sljedećih razloga:
Razlike u funkcionalnostima ERP-a – prethodno spomenuta proširenja dovela su do toga da su se ERP-ovi počeli razlikovati po tome koje procese podržavaju. Dodatno, ERP-ovi se mogu razlikovati čak i u osnovnim procesima koje pokrivaju, pa tako npr. nemaju svi ERP-ovi module upravljanja kvalitetom ili održavanja.
Procesi specifični za gospodarsku granu – osim „standardnih” poslovnih procesa, poduzeća imaju i specifične procese ovisno o grani gospodarstva kojoj pripadaju, npr. proizvodnja (diskretna, procesna,…), trgovina (veleprodaja, maloprodaja), usluge (prijevoz, ugostiteljstvo,…), graditeljstvo, infrastruktura (struja, plin, voda,…) itd. Ako tome dodamo i javni sektor i ostale ustanove, jasno je da ima dosta procesa specifičnih za gransku djelatnost poduzeća te u pravilu postoje dvije vrste ERP sustava: oni koji su u cijelosti razvijeni za specifične gospodarske grane i oni koji uz „standardnu” jezgru imaju dodatke za pojedine gospodarske grane.
Procesi specifični upravo za određeno poduzeće – poduzeća često ostvaruju svoju kompetitivnu prednost pred konkurencijom kroz nekoliko procesa koje rade upravo na njima svojstven način. ERP-ovi, u svom izvornom obliku, često neće podržati takav specifičan proces već će to zahtijevati prilagodbu funkcionalnosti ERP-a, što može (ali i ne mora) biti prilično složen zahvat.

Osim o funkcionalnosti, pri izboru ERP-a mora se voditi računa i o dosta drugih elemenata, od kojih izdvajamo nekoliko najbitnijih:
Stvarna potreba poduzeća – svako se poduzeće nalazi u određenom trenutku svog razvoja i ima različiti stupanj „zrelosti” u odnosu na neko drugo poduzeće. Stoga je prvi korak objektivno sagledavanje svojih potreba, kako u trenutku izbora ERP-a, tako i u nekoliko narednih godina, tj. u razdoblju u kojem se konkretni ERP sustav planira koristiti (horizont korištenja). Je li to 3, 5, 10 ili više godina ovisi također o stupnju razvoja poduzeća.

Stupanj unapređenja poslovanja – implementacija ERP-a se ne mora nužno baviti samo postojećim načinom odvijanja procesa. Tako zahtjevan posao uvijek je dobro iskoristiti i za reviziju vlastite poslovne prakse i njeno unaprijeđenje. Ovo posebno treba imati na umu ako poduzeće u horizontu korištenja planira značajnije mijenjati način poslovanja ili diversificirati djelatnosti (organskim rastom ili akvizicijama). No, tu treba biti oprezan i umjeren jer prevelike promjene u poslovanju, pogotovo ako nisu dobro projektirane, mogu uvelike otežati implementaciju ERP-a.
Kvaliteta proizvođača ERP-a – procjena stabilnosti proizvođača u horizontu korištenja, reference, način rada i sastav razvojnog tima, kvaliteta podrške i plan daljnjeg razvoja novih verzija softvera, itd. S obzirom da je danas ERP postao globalni biznis, na našem tržištu su osim domaćih prisutni i neki globalni proizvođači ovih sustava. Kod njih obično nije upitna kvaliteta proizvođača jer su to ugledne kompanije, ali je izuzetno važna lokalna prisutnost takve kompanije u Hrvatskoj. Pod time se podrazumijevaju tri stvari: lokalizacija ERP-a u smislu prijevoda na hrvatski jezik, funkcionalna prilagodba ERP-a zakonskim propisima Republike Hrvatske i prisutnost kompanije na hrvatskom tržištu, bilo izravno kroz vlastito poduzeće ili kroz domaćeg partnera.
Kvaliteta implementatora – bez obzira da li ERP implementira proizvođač ili njegov partner, proces implementacije bitno je različit od procesa razvoja ERP-a, pa se treba dobiti što detaljniji uvid u metodologiju implementacije i kvalitetu implementacijskog tima. Također, implementator je obično i taj koji nakon završetka implementacije, u godinama koje slijede, održava ERP i time preuzima važnu ulogu u nesmetanom odvijanju poslovanja poduzeća. Zato sastavni dio procesa izbora ERP-a, osim samog kupoprodajnog ugovora, mora biti i izrada još dva ugovora: o implementaciji i održavanju.
Način održavanja – ukoliko je horizont korištenja dugačak, ovo postaje vrlo važan element za odluku. Bez obzira koliko laka ili teška bila sama implementacija, ona traje od nekoliko tjedana kod malih, pa do 12 ili više mjeseci kod velikih ERP-ova, što je prilično malo u odnosu na niz godina u kojima će se ERP koristiti. Stoga je trud uložen u implementaciju uvijek bitno manji od truda potrebnog za praćenje budućih promjena u poslovanju poduzeća, zakonodavstvenim propisima, implementaciji novih verzija ERP-a itd.
Trošak posjedovanja – svakako da je pri izboru ERP-a važno procijeniti i ukupni trošak posjedovanja te ga staviti u odnos s očekivanim koristima. Ovaj trošak, a možda je bolje reći investicija u budućnost poduzeća, sastoji se od dvije glavne komponente: inicijalna investicija u nabavu i implementaciju te redovni trošak pogona ERP-a. Izračun tog troška nije jednostavno ukratko opisati pa ćemo ovdje navesti samo glavne komponente. Inicijalna investicija se u pravlu sastoji od nabavne cijene licenci ERP-a, usluga implementacije i potrebne ICT opreme, a veća poduzeća se odlučuju uračunati i iznos internih troškova, prvenstveno radnog vremena zaposlenika koji će sudjelovati u implementaciji. Redovni trošak pogona ERP sustava pretežno je stvar procjene a ne zbroja točnih iznosa, i obično uključuje: održavanje licenci ERP-a (u godišnjem postotku od nabavne cijene), održavanje ICT opreme, usluge redovnog održavanja ERP-a (npr. periodički pregledi stanja sustava) i usluge potrebne za prilagodbu ERP-a promjenama u poslovanju i zakonodavstvu, koje je jako teško procijeniti.

Iz svega se ovoga vidi da je proces izbora ERP-a prilično složen i zahtijeva mnoga znanja, koja poduzeće koje bira ERP obično nema. Najjednostavniji i najsigurniji način dobave tih znanja je angažiranje konzultanata koji se profesionalno bave ovim poslom. Na hrvatskom tržištu postoji nekoliko konzultantskih kuća koje imaju razrađenu metodologiju pripreme i provedbe natječaja za izbor ERP sustava.

Poduzeća koja imaju vlastiti odjel informatike često će se odlučiti da tom odjelu povjere vođenje izbora ERP-a, uz uključenje predstavnika budućih korisnika ERP-a iz drugih odjela poduzeća. I u tom je slučaju dobro uzeti konzultante, jer je kod tih, u pravilu većih ili velikih poduzeća, odluka o uvođenju ERP sustava strateška i ima dugoročni utjecaj na poduzeće. Dakle, rizik je velik i pogrešan izbor može imati ozbiljne posljedice na poslovanje takvog poduzeća. No, neka poduzeća imaju toliko kvalitetan i stručan odjel informatike da im konzultanti nisu potrebni da bi izabrali najbolje rješenje. Procjenu – je li to u određenom poduzeću tako – treba donijeti odjel informatike koji sam sebi mora iskreno priznati je li u stanju dobro odraditi ovaj posao.

Kratke preporuke budućim korisnicima ERP-a
Nekoliko kratkih preporuka budućim korisnicima ERP-a, koje mogu pomoći da projekt implementacije bude što uspješniji:
Motiv uvođenja ERP-a – menadžment poduzeća mora biti taj koji je prepoznao da je ERP potreban i koji snažno podupire njegovu implementaciju. Bez toga je bolje niti ne razmišljati o uvođenju ERP-a. Motiv poput „imaju i drugi, pa treba i nama da ne zaostanemo”apsolutno je pogrešan.
Rješavanje razlika u odvijanju procesa i funkcionalnosti ERP-a – ako je ikako moguće, poslovanje treba prilagoditi ERP-u jer svako odstupanje od standardnih funkcionalnosti ERP-a otežava kasnije održavanje, za koje je već rečeno da je troškovno dominantna komponenta posjedovanja ERP-a. Ovo će u pravilu otežati i implementaciju budućih promjena u poslovanju tj. smanjiti agilnost poduzeća. Dodatno, proces kako ga prati ERP često može biti bolji od postojećeg procesa, ali zaposlenici (članovi tima) navikli su raditi na postojeći način i rezultat je odbacivanje poboljšanja poslovne prakse.
Sastav tima za implementaciju – treba osigurati povoljan omjer zaposlenika koji mogu donositi poslovne odluke i „operativaca” s dobrim poznavanjem pojedinosti poslovanja, koji će imati dovoljno vremena za rad na projektu.
ERP (Enterprise Resource Planning System)
Najlošiji način izbora ERP-a, ali nažalost prilično prisutan kod nas, je provođenje izbora vlastitim snagama i znanjem. U tom slučaju tim za izbor ERP sustava veći dio informacija dobiva od samih ponuđača, a točnost tih informacija provjerava kroz preporuke partnera i prijatelja koji su i sami korisnici tog ERP-a. Na prvi pogled preporuka može izgledati kao prilično sigurna informacija jer dolazi od ljudi s iskustvom. To je donekle i točno jer je bitno kako su neki drugi korisnici zadovoljni rješenjem koje razmatramo, ali ne smiju se zanemariti dvije stvari. Prvo, niti jedan korisnik kao fizička osoba ne koristi ERP u cijelosti i ima samo djelomičan pogled na njegovo funkcioniranje, pa ne može dati cjelovitu ocjenu. I drugo, kako je prethodno navedeno, različita poduzeća imaju različite potrebe, te ERP koji izvrsno odgovara jednom poduzeću ne mora nužno biti tako dobar i za drugo, ili obratno. To znači da ovim načinom možemo ili izabrati neodgovarajući ERP, ili odbaciti odgovarajući. Takav način izbora ERP-a je najbolje izbjeći, o čemu svjedoče iskustva značajnog broja poduzeća koja su promijenila i nekoliko ERP sustava, ili koja koriste ERP s kojim baš nisu zadovoljni ali čija ponovna zamjena zahtijeva preveliki financijski napor.

Implementacija ERP-a
Implementacija je postupak kojim se ERP „iz kutije”, tj. od trenutka isporuke na DVD-ima, dovodi do stabilne (bez problema i grešaka) uporabe u redovnom poslovanju poduzeća, a u pravilu se provodi u obliku projekta. Dakle, nakon pravilnog izbora ERP softvera i implementacijskog partnera, slijedi projekt implementacije, koji nije ništa manje važan za konačnu kvalitetu rada poduzeća od samog izbora. Štoviše, lošom implementacijom se i najbolji ERP može pokazati kao neodgovarajući, pa stoga ovom projektu svi sudionici (i implementator i poduzeće) trebaju pristupiti izuzetno ozbiljno i predano.

Implementacija može, ovisno o konkretnom poduzeću i ERP-u, trajati od nekoliko tjedana pa do 12 i više mjeseci i zahtijeva prilično intenzivan rad članova implementacijskog tima. Metodologija implementacije, čija je važnost već spomenuta, omogućuje da se projekt kvalitetno strukturira i vodi, a uključuje brojne elemente poput faza projekta, organizaciju i uloge u projektnom timu, strukturu i način upravljanja projektnom dokumentacijom, način upravljanja rizicima i problemima itd. Različiti ERP-ovi imaju različite metodologije implementacije, ali te razlike nisu velike jer se kroz mnogobrojne projekte isprofilirala dobra poslovna praksa implementacije. Da bismo prikazali kako se projekt odvija najjednostavniji način je opisati faze implementacije, jer bi opis ostalih elemenata metodologije zahtijevao previše prostora za ovaj tekst.
Generičke, tj. najčešće, faze implementacije su:
1. Priprema projekta – to je faza u kojoj se vrši prijelaz iz prodajnog/nabavnog ciklusa u projektni ciklus i stvaraju svi preduvjeti potrebni za početak rada na projektu. Tipične aktivnosti u ovoj fazi su: izbor članova i osnivanje projektnog tima, uspostava projektne logistike (prostor i oprema za rad tima, kao što su radne sobe, sobe za sastanke, projektori, osobna računala, pisači itd.), eventualne manje prilagodbe metodologije konkretnom projektu, specifikacija i nabava informacijske i komunikacijske (ICT) opreme potrebne za rad ERP-a (serveri, mreža itd.) te priprema početnog sastanka tima (tzv. Kickoff) na kojem će se cijelom timu detaljno objasniti tijek projekta i način rada. Taj sastanak označava početak naredne faze.
2. Dizajn rješenja – u ovoj fazi se implementator detaljnije upoznaje s procesima poduzeća a članovi tima iz poduzeća s načinom rada ERP-a. Ova razmjena informacija je izuzetno važna da bi se u projektnom timu stvorila ukupna „kritična masa” razumijevanja konačnog rješenja. Nizom sastanaka i radionica prolazi se kroz sve procese poduzeća obuhvaćene opsegom implementacije ERP-a pa se dizajnira način odvijanja procesa, njihova integracija u lance procesa te poslovna dokumentacija i izvještavanje. Obično je rezultat ove faze neki oblik dokumenta dizajna poslovnih procesa.
3. Realizacija rješenja – u ovoj fazi se funkcionalnost ERP-a prilagođava dizajnu procesa, analiziraju i najsitniji detalji procesa, kreiraju ispisi poslovnih dokumenata i izvještaja i testira rad pojedinačnih transakcija i procesa. Ova faza obično završava jednim velikim (tzv. integracijskim) testom cijelog sustava, u kojem se simulira ukupno poslovanje poduzeća i način na koji ga ERP prati. Pozitivna ocjena ovog testa je preduvjet da se nastavi sa sljedećom fazom implementacije.
4. Priprema produkcije – produkcijom nazivamo korištenje ERP-a u redovnom radu poduzeća, pa se u ovoj fazi priprema sve što je potrebno za to: završava se instalacija ICT opreme, vrše tehnički testovi ERP-a (stress test, volume test, itd.), obučavaju svi krajnji korisnici (koji nisu bili članovi projektnog tima), pripremaju i pune u ERP poslovni podaci potrebni za početak rada (početna stanja konta glavne knjige, stanja zaliha, otvorene narudžbe dobavljačima, narudžbe kupaca, analitika osnovnih sredstava itd.). Ova faza završava nakon što je sve to obavljeno i nakon što je sačinjen zapisnik o tome da su sva stanja i poslovni izvještaji dobiveni iz ERP-a istovjetni stanju u poslovnim knjigama u tome trenutku. Nakon toga, u pravilu odmah sutradan, započinje redovno korištenje ERP-a, čime se prelazi u posljednju fazu.
5. Postprodukcijska podrška – u ovoj se fazi otklanjaju svi nedostaci neopaženi u prethodnim fazama. Tipično, to su: popravljanje grešaka u prenesenim podacima, ispravljanje pogrešnih knjiženja nekih još neiskusnih krajnjih korisnika, dodatna obuka za krajnje korisnike koji nisu uspjeli savladati rad na redovnoj obuci, dorade performansi sustava i slično. Ova faza završava nakon što su svi problemi otklonjeni te se potpiše zapisnik o primopredaji projekta, čime se ujedno završava i cijeli projekt implementacije te se prelazi u ciklus redovnog održavanja ERP-a.

Zahtjevan odabir
Na kraju možemo zaključiti da je nabava i implementacija ERP sustava vrlo zahtjevan posao, ali ako se pravilno provede, poduzeću sigurno donosi učinkovitije, kvalitetnije i jeftinije poslovanje, veće povjerenje poslovnih partnera i bolju tržišnu poziciju. Dobro implementirani ERP postaje najbitnija infrastruktura poduzeća i neodvojivi dio njegove kulture poslovanja.

                           

    Damir Martinović


 
Autor Damir Martinović karijeru u informatičkoj struci započeo je u poduzećima Končar Institut i Elektroprojekt, prvo kao programer a zatim i kao projektant informacijskih sustava. Od 1990. radi u tvrtki Pliva d.d. prvo kao specijalist za razvojne alate, potom kao projektant informacijskih sustava, a zatim 5 godina kao direktor odjela razvoja novog informacijskog sustava Plive, u kojem svojstvu vodi projekt implementacije SAP sustava čiji rezultat je prva produkcijska instalacija SAP sustava u Hrvatskoj. Zatim prelazi u SAP Hrvatska d.o.o. na mjesto voditelja projekata i vodi implementaciju SAP sustava u 6 poduzeća Podravka Grupe istovremeno. Početkom 2000.g. preuzima funkciju direktora konzaltinga prvo u SAP Hrvatska d.o.o. a potom u b4b d.o.o. koji je nasljednik tvrtke SAP Hrvatska. Na tom poslu je kroz gotovo 6 godina uključen u cjelokupni životni ciklus 40-ak SAP projekata u Hrvatskoj i regiji.
Sada je direktor Informatike Podravka Grupe u kojem svojstvu je odgovoran za funkcioniranje i razvoj informacijskog sustava u 25 poduzeća ove prehrambene kompanije.