Softver u poslovnome procesu

Prava informacija u pravo vrijeme

Praksa pokazuje da u posljednje vrijeme, iako tvrtke smanjuju troškove i ulaganja, potražnja za kvalitetnim izvješćima ne opada. Bilo da je riječ o malim i jednostavnim 3-stupčanim izvješćima, ili o pravim mini-BI izvješćima, tvrtke prepoznaju vrijednost pravodobna pristupa bitnim informacijama...
SQL Server Reporting Services, što bi bio puni naziv, platforma je za izvješćivanja zasnovana na Microsoft SQL Serveru koja isporučuje izvješća putem web sučelja. To je dio SQL Server instalacije još od 2004. godine, kad je objavljena kao dodatak (add-on) SQL Serveru 2000. Druga je generacija Reporting Services objavljenja krajem 2005. kao sastavni dio SQL Servera 2005., dok je posljednja objavljena sredinom 2008. kao sastavni dio SQL Servera 2008.
Zašto SQL Server Reporting Services? Zato što se oslanja na SQL Server kao podlogu za dohvat podataka (možda je točnije reći informacija). U podlozi svakoga Reporting Services izvješća je SQL upit (pohranjena procedura, pogled...) koji se provodi na bazi podataka (SQL Serveru) i vraća željene podatke.
Današnji poslovni informacijski sustavi zasnovani su na bazama podataka koje sadržavaju mnoštvo podataka iz kojih se mogu izvući poslovne informacije od velike koristi za organizaciju.  Bitna je pretpostavka razlikovati ovdje informacije od suhoparnih podataka.
Podatci su zapisi u bazi koji opisuju pojedine poslovne događaje, poput količine artikla na stavci računa prilikom prodaje. S druge strane informacije su (filtrirani/sumarni) podatci stavljeni u određen kontekst i s određenom svrhom i korišću za primatelja, poput pregleda najprodavanijih artikala unatrag posljednjih pola godine. To je primjer poslovne informacije koja će primatelju donijeti korist. Takva i mnogo složenija izvješća mogu se isporučiti putem Reporting Services platforme i donijeti poslovnu korist organizaciji.
Reporting Services izvješća pregledavaju se putem web preglednika, baš kao što se pregledavaju i web stranice. No mogu se pregledavati i unutar različitih desktop aplikacija koje imaju dodatke za pregled web stranice. Također, mogu se izvesti (exportirati) u nekoliko formata poput xls, pdf, csv, xml itd. i po potrebi dalje dodatno formatirati i urediti.
S obzirom da se obavljaju na zahtjev, Reporting Services izvješća prikazuju trenutačno ažurne podatke i informacije. Dakle, generiranjem se izvješća dohvaćaju svježi podatci koji najtočnije opisuju stanje sustava. Nadalje, mogućnost postavljanja parametara, kao i mogućnost izvoda u različite formate, znači i prilagodljivost. Također, SQL Server kao moćan sustav za upravljanje bazama podataka (DBMS) u kratkome vremenu vraća tražene podatke. No ta stavka dosta ovisi i o strukturi SQL upita, što ćemo spomenuti i kasnije.

Report Manager

Report Manager je web aplikacija pomoću koje se izvješća mogu pregledavati i upravljati njima, definirati izvore podataka (data sources), definirati sigurnosne parametre te pretplate na izvješća (subscriptions). Pretplate definiraju automatsko slanje izvješća korisnicima putem e-pošte na osnovi zadanih parametara.
Upravljanje izvješćima
Putem Report Managera može se na Reporting Services organizirati struktura mapa koje sadržavaju izvješća i izvore podataka, istovjetno kao i organizacija mapa na disku računala. Izvješća se mogu postavljati, premještati iz mape u mapu, uređivati (uz instaliran dodatak Report Builder), te brisati i, naravno, pregledavati.
Upravljanje izvorima podataka
Izvori su podataka (data sources) zapisi koji sadržavaju lokaciju podloge za dohvat podataka za izvješće. U samome su izvješću definirani SQL upiti koji dohvaćaju podatke za to izvješće. To su najčešće pohranjene procedure i pogledi, a u izvoru je podataka zapisano na kojem se poslužitelju i kojoj bazi podataka nalazi pohranjena procedura ili pogled koji dohvaća podatke za izvješće, te sigurnosni parametri za pristupanje tim objektima u bazi. Prilikom postavljanja sama izvješća na Reporting Services, izvješću se mora pridružiti jedan izvor podataka kako bi mogao prikazivati podatke.
Sigurnost
Sigurnost je zasnovana na ulogama (rolama) koje definiraju prava na objektima i može se postaviti na razini jednoga objekta (izvješća ili izvora podataka), mape ili cijelog sitea. Korisniku se dodijeli rola tj. uloga koja sadrži željena prava. Sigurnosni se parametri mogu promicati s objekta roditelja na podređene elemente, ali isto se tako mogu i promijeniti na svakome objektu (override).
Najčešće su role koje se dodjeljuju korisnicima Browser (samo za pregledavanje izvješća, mapa i pretplate na izvješća) za korisnike koji trebaju pregledavati izvješća, te Content Manager (administratorske ovlasti na Reporting Services) za korisnike koji upravljaju izvješćima i pravima na sustavu.

Izradba izvješća

Izradba se Reporting Services izvješća može podijeliti u dvije cjeline: izradbu tj. crtanje samoga izgleda izvješća te izradbu SQL upita koji će dohvaćati tražene podatke. Bitniji je (i uglavnom veći) od tih dvaju poslova, naravno, izradba podloge, tj. SQL upita za dohvat podataka. To je „meso“ izvješća, dio koji ima poslovnu korist i za koji je iznimno bitno da je ispravan.
Definiranje izgleda izvješća
Izvješća su definirana RDL (engl. Report Definition Language) formatom koji je u osnovi XML format čija je struktura razumljiva samim čitanjem koda. Alati poput Visual Studia (ili Business Intelligence Development Studia koji dolazi s instalacijom Reporting Services) pružaju mogućnost crtanja izvješća dodavanjem elemenata (tablica, tekstualnih polja, labela...) na izvješće, pri čem Visual Studio sam generira XML kod koji definira to izvješće, tako da nema potrebe za ručnim pisanjem XML koda. No u slučaju da treba otkriti nekakvu pogrješku ili pronaći neku sitnicu, nije problem snaći se u tome kodu.
Kod izradbe, najbitnije je izvješću definirati dimenzije, orijentaciju (landscape/portrait) i lokalitet (zbog ispravna prikaza nadnevka, vremena, valute). Dimenzije i orijentacija bitni su zbog ispisa na papir. Često izvješća sadržavaju mnoštvo stupaca zbog kojih širina izvješća prelazi širinu stranice pa je bitno precizirati dimenzije izvješća i margine kako se ispis ne bi prelamao preko dviju stranica. Lokalitet je potrebno urediti zbog ispravna formatiranja nadnevka (npr. dd.mm.gggg), vremena (npr. hh:mm) i ispisa domaće valute u slučaju dohvata financijskih podataka. Na slici su prikazani atributi koji definiraju navedene značajke.


Izradba podloge za dohvat podataka
Izvješća često sadržavaju parametre, tj. mjerila za dohvat podataka poput nadnevka, stranke, vrste dokumenta, iznosa, skladišta i slično. Ti se parametri upisuju prilikom pregledavanja izvješća, i često već nude korisniku skup podataka iz kojeg može birati, poput popisa stranaka ili skladišta.  U takvim slučajevima te podatke također dohvaćaju pogledi koji se definiraju na samu izvješću. Dakle, izradba podloge za dohvat podataka može uključivati definiranje nekoliko pogleda i procedura.
Kako je već napomenuto, taj je dio posla bitniji od samoga crtanja izvješća jer se tu definira što će izvješće isporučiti korisniku. Kako bi se kvalitetno izradila SQL procedura za dohvat podataka, potrebno je točno definirati što se izvješćem želi prikazati i kakvu će svrhu imati. Bitno je izradbi izvješća pristupiti analitički i podrobno, jer iskustva iz prakse (i autora i ostalih) pokazuju da je najčešći uzrok izradbe neispravnih izvješća nedovoljna analiza zahtjeva.
Također, u slučaju složenijih zahtjeva, procedure mogu biti složene i dugo se provoditi, i stoga je bitno pozornost posvetiti i kvaliteti (po potrebi i optimizaciji) napisane procedure kako bi se traženi podatci dobili u što kraćem roku.

Primjeri i zaključak

Primjer 1 – Otvorene stavke dobavljača

Jedno je od češće traženih izvješća Otvorene stavke dobavljača koji korisnicima pruža uvid u strukturu otvorenih stavaka dobavljača. Tvrtke mogu na osnovi toga izvješća reagirati ako postoji potreba za tim.

Primjer 2 – Nedospjela potraživanja od kupaca po ročnosti
Takva vrsta izvješća, poznata i kao „30-60-90“ prikazuje (nedospjela) potraživanja od kupaca u idućem vremenskom razdoblju podijeljenom na segmente od najčešće 30, 60 i 90 dana (otuda i ovaj drugi naziv). U samo nekoliko klikova mišem (moguće čak i samo jednim klikom na izvješće jer se parametri mogu predefinirati čime se izvješće provodi čim ga se otvori) takvo izvješće pruža tvrtki mogućnost planiranja prihoda od svojih kupaca u idućem vremenskom razdoblju.

Presudna je brza reakcija
Jedan od osnovnih preduvjeta uspjela vođenja tvrtke – prava informacija u pravo vrijeme – može se ispuniti korištenjem pametno kreiranih izvješća. U ovo vrijeme krize, sposobnost tvrtke da brzo reagira na promjene može biti od presudne vrijednosti za njezin opstanak. Reporting Services jedna je od platformi koja tvrtkama može donijeti prednost u odnosu na konkurenciju. Zasnovana na SQL Serveru, brzo će odraditi svaki zahtjev za izvješćima i isporučiti tražene informacije koje će putem web sučelja moći pregledati svaki korisnik koji ima pristup tvrtkinoj računalnoj mreži, naravno, ako mu sigurnosne postavke na Reporting Services to omogućuju. Mogućnost predefinirana slanja izvješća putem e-pošte dodatno doprinosi prilagodljivosti i uporabljivosti.
Praksa pokazuje da u posljednje vrijeme, iako tvrtke smanjuju troškove i ulaganja, potražnja za kvalitetnim izvješćima ne opada. Oni koji to prepoznaju imaju veće izglede uspjelo prebroditi krizu.
                          

 Autor Ivan Golubić

diplomirao je na Fakultetu organizacije i informatike te je po završetku fakulteta radio kao projektant programer na projektiranju i razvoju infrastrukture za poslovanje s bankovnim karticama. Poslovni je savjetnik u tvrtki Omega software gdje se specijalizirao na analizama i modeliranju poslovnih procesa i baza podataka kod klijenata kojima je pretežna djelatnost trgovina i distribucija. Iza sebe ima više projekata nadogradnji sustava materijalnoga poslovanja, konkretnije poslovnih procesa nabave i prodaje u srednje velikim tvrtkama.