Mogućnosti poslovne inteligencije u razdoblju recesije

Sve radi - što sada?

Prava je informacija u pravo vrijeme na pravome mjestu ključna za kvalitetno donošenje odluka. Sustavi informacije obično korisniku učine dostupnima, ali se od njega očekuje da ih samostalno povlači iz sustava. Taj pristup mijenja perspektivu i korisniku dostavlja informacije koje su mu bitne za donošenje odluka...
Ključna riječ – partnerstvo!
Tržište je ERP rješenja u nas vrlo izdašno, izazovno i brzorastuće. Tvrtke rastu i šire svoje poslovanje te u toj dinamici trebaju pomoć – stabilne partnere koji će im poslužiti kao „katalizator“ rasta preko svojih poslovnih rješenja i, što je mnogo bitnije,  znanja i iskustva kako ta rješenja i tehnologije djelotvorno iskoristiti. Ono što tvrtke svakodnevno proživljavaju, stalne su promjene i preobrazbe poslovnih procesa, a sve s ciljem što djelotvornijega poslovanja i profita kao konačnoga cilja. Upravo su te stalne promjene najveći problem informacijskim sustavima. Mogućnost je prilagodbe u opreci s potrebom za stabilnošću i robusnosti sustava (proces možete usporediti s popravljanjem i poboljšanjem automobila, ali za vrijeme dok se on kreće) pa se većina takvih sustava s vremenom oblikuje u nestrukturirane sustave kojima je nemoguće upravljati i dalje ih mijenjati. Takav je rezultat nepoželjan i za klijenta i za IT partnera. 
Uveli ste ERP rješenje, koristite ga, „sve“ radi – što sada?
Mnoge su tvrtke i njihovi partneri na području informacijskih tehnologija uspjelo ostvarili projekte uvođenja poslovnih sustava. Postavimo si pitanje: zbog čega tvrtke napuštaju svoja postojeća IT rješenja? Evo dvaju osnovnih razloga: Postojeće je rješenje zastarjelo i ne može pratiti potrebu za promjenama. Novi partner sa svojim sustavom nudi osuvremenjivanje tehnologije s ciljem stvaranja kvalitetne podloge za što bržu mogućnost prilagodbe promjenama u poslovanjuU postojeće je rješenje već ugrađeno toliko raznovrsnih prilagodbi da je došlo do točke kada se njime više ne može kvalitetno upravljati i dalje ga mijenjati i kada bilo koja promjena povlači za sobom probleme na drugim mjestima u sustavu.
Imajte na umu da nova rješenja uvijek nude „brdo novih mogućnosti“. Taj je motiv promjene opasan koliko je i privlačan jer bez nadzora i sustavnosti u pristupu promjenama i prilagodbama i novi sustav može završiti u istome stanju kao i stari.
Većina ERP implementacija obradi osnovne poslovne potrebe tvrtke:Realizacija osnovnih poslovnih procesa kroz novi sustav (većinom one koji su i do sada bili informatizirani, uz manji broj dodatnih)optimizacija procesa tamo gdje je to novim sustavom omogućeno bez mnogo prilagodbe sustava upotreba izvješćâ novoga sustava uz manje prilagodbe
Takav je pristup bio dovoljno dobar prije nekoliko godina kada je već samo uvođenje ERP sustava bila dovoljna prednost i velik korak za tvrtku. U današnje su vrijeme mnoge tvrtke već obavile taj početni korak, tako da on s vremenom sve manje vrijedi – potrebno je odmah poduzeti iduće korake. Ali koje?
Postavimo si pitanje: koji su osnovni ciljevi vašega poslovnoga sustava?
Upravljanje i donošenje odluka na osnovi informacija iz sustava
Najbitnija funkcija vašega poslovnoga sustava. On mora omogućiti dostup do INFORMACIJA potrebnih za donošenje kvalitetnih odluka u pravo vrijeme. Iz te potrebe proizlaze sve druge.

Nadzor
Smanjenje mogućnosti pogrješke, propusta ili prijevare. Od svojega sustava očekujete da služi kao stabilan kanal za poslovne procese koje provodite.

Djelotvornost
Najniža funkcija sustava – bilježenje ostvarenih transakcija u svim segmentima poslovanja. U tome je segmentu naglasak na djelotvornosti provođenja poslovnih procesa.
U daljnjem ćemo se tekstu posvetiti jednome od segmenata koji u implementacijama ERP rješenja najčešće budu uvedeni posljednji i nedovoljno sustavno, a to je segment kolanja informacija i izvješćivanja. Navest ću uzroke te loše prakse, sagledati posljedice i dati vam neke nove ideje kako tomu problemu pristupiti kvalitetno.
 
Kolanje informacija je obično zapostavljena kategorija – pogrješka!

Vaša je tvrtka složen organizam. Ako vašu robu ili uslugu koju pružate usporedimo s krvlju koja mora kolati organizmom da bi on živio, tada informacije koje u tome procesu također teku možemo usporediti s limfom. Kolanje je informacija proces koji vašoj tvrtki osigurava zdravlje. Koliko se brinete o tome procesu i možete li ga unaprijediti?
Pri uvođenju ERP sustava sponzori (vlasnici ili uprava) kao mnogo bitniji projektni cilj ističu djelotvornost poslovnih procesa, tj. brzo izvođenje poslovnih događaja, što je dobro, ali to povlači za sobom i posljedicu da drugi segmenti (između ostaloga i segment kolanja informacija u tvrtki) ostaju zapostavljeni.
ERP sustavi dolaze s velikim brojem već pripremljenih izvješća za sve razine tvrtke i korisnici se s vremenom samostalno naviknu na njih. To je uobičajen način uvođenja sustava kolanja informacija u tvrtku (umjesto da bude obrnuto, tj. da poslovna potreba nameće i način razmjene informacija).
Kada tvrtke postanu svjesne toga problema, rješenje pronalaze u nadopunjavanju postojećih izvješća ili stvaranju novih te uvođenju naprednih sustava poslovne inteligencije. Sve to rezultira velikim brojem složenih nestrukturiranih izvješća i analiza  gdje nitko točno ne zna što bi kada i odakle trebao gledati, nego je sve prepušteno snalažljivosti pojedinca.

Zašto je ovo pogrješno?

Zato što se u tako postavljenome procesu kolanja informacija one samo nude djelatnicima, a ne delegiraju se. To za sobom povlači poricanje odgovornosti koju informacija nosi. Djelatnici (od skladištara do direktora) u svojem poslovanju moraju donositi odluke i za to su im potrebne informacije.
Zamislite dvije situacije:
Vaš voditelj poslovnice ima na raspolaganju velik broj izvješća s podatcima o stanju lagera, dugovanjima kupaca, prometima, popustima i različitim drugim pokazateljima poslovanja koje može samostalno pregledavati i na osnovi njih donositi odluke.
Vaš voditelj poslovnice svaki tjedan automatski e-mailom dobije samo bitne podatke o svojem poslovanju (npr.  rang u odnosu na druge poslovnice u tvrtki, popis robe koja na zalihi stoji dulje od 90 dana i čiji koeficijent obrtaja zaliha najviše opada, prodavača koji kupcima daje najveći popust u odnosu na druge, TOP 3 kupca i artikla čiji trend povrata robe najviše raste ili njegove kupce čiji su se prosječni dani kašnjenja naplate najviše pogoršali u odnosu na prethodno razdoblje).

U obje situacije riječ je o kolanju informacija. U prvoj ste djelatniku dali cijelu lepezu informacija i njemu prepustili da se u tome snađe (od djelatnika tražite da sam pronađe one informacije za koje smatra da su bitne). U drugoj ste informacije razlučili samo na one bitne i djelatniku ste ih dostavili automatski. Tim činom ste mu delegirali skrbništvo i odgovornost nad tom informacijom i povećavate vjerojatnost njegove odluke i reakcije.

Takva promjena pristupa može rezultirati bitnim povećanjem donošenja kvalitetnih odluka u tvrtki. Ali što učiniti?
Za početak trebate kvalitetnu podatkovnu podlogu u svojem poslovanju. Ako nema podataka, nema ni informacija koje iz njih proizlaze. Trebaju vam analitički sustavi koji služe usustavljivanju i kategorizaciji podataka, te pronalaženju složenih informacija koje iz njih proizlaze – sustavi poslovne inteligencije (Business Intelligence – BI).

BI – od nepoznanice do svakodnevice

BI sustavi otvorili su potpuno novo poglavlje u načinu analize podataka i poslovnoga odlučivanja. Izvješćivanje koje smo do tada poznavali postalo je zastarjelo i pomalo beskorisno. Od sustava dostupnih samo najvećim tvrtkama postali su dostupni i srednjima, pa čak i malim tvrtkama. Pri uvođenju tih sustava daleko je najbitniji čimbenik iskustvo tvrtke koja to uvodi, kao i znanje o poslovnoj materiji.
Iako vrlo perspektivni, BI sustavi također pokazuju slabosti, pogotovo u složenosti korištenja. Ljudi za korištenje takvih sustava dobiju moćne alate koje je teško koristiti pa se većina BI sustava nakon uvođenja ipak zadrži samo oko uprave tvrtke i djelatnika koji se bave planiranjem i analiziranjem te kontrolingom. U svijetu se već neko vrijeme spominje pojam „primijenjeni BI“ (operational BI) kao koncept u kojem se prednosti BI sustava primjenjuju na cijelu tvrtku. Taj je pristup vrlo dobar jer, razmislite li o količini informacija koje vaš BI sustav u sebi sadržava, prava je šteta te informacije ne distribuirati svima u vašoj kompaniji i to samo one koje su bitne njihovomu radnomu mjestu.

Upravo spoj BI-a kao dobroga koncepta stvaranja informacija iz podataka s jedne strane i drukčijega pristupa kolanju informacijama u vašoj tvrtki s druge mogu izuzetno unaprijediti djelotvornost kolanja informacija u vašoj tvrtki.



Korporativno izvješćivanje – korak dalje u pravome smjeru


Model korporativnoga kolanja informacija u tvrtki

Već smo rekli da BI sustavi sadržavaju iznimnu količinu podataka usitnjenih do najfinije granule – pojedine transakcije. Velika je šteta da od toga koristi imaju većinom uprava i kontroling. Što je s ostalih 85% dje latnika? Njima su alati presloženi za korištenje, nemaju vremena „rudariti“ po podatcima i pronaći ono što ih zanima te su time prepušteni „standardnim“ izvješćima i vlastitoj snalažljivosti zaključivanja.
Tim djelatnicima informacije treba pripremiti i to tako da se poštuje nekoliko osnovnih pravila:

„Manje je bolje“ – težnja za informacijama je dobra, ali previše informacija smanjuje njihovu ukupnu vrijednost. Birajte samo one informacije koje su stvarno bitne. Imajte uvijek na umu da se broj informacija i naknadno  može mijenjati i dopunjavati

Transparentnost kroz odjele – informacije koje vaši djelatnici trebaju vidjeti često sijeku tvrtku kroz odjele (npr. odjel prodaje za svoje poslovanje treba gledati neke informacije koje stvara odjel financija ili logistike). Pri odlučivanju koje su informacije bitne kojemu radnomu mjestu nemojte se ograničavati samo na užu okolinu toga radnoga mjesta već gledajte cijelu tvrtku

trogo upravljanje promjenama – ovakav sustav treba mijenjati vrlo kontrolirano. Svaka promjena mora imati svoj jasan motiv i korist jer u protivnome onečišćuje sustav

Kako početi?

Zamislite da imate savršen sustav u kojem bi mogli trenutačno dobiti bilo koju informaciju. Upotrijebite maštu i kreativnost. Za svako radno mjesto napišite tablicu sa sljedećim informacijama:

Koje su ključne informacije potrebne za rad na tome mjestu? Kada ste ih sve popisali, izbacite one koje ipak ne trebaju. Budite konkretni i upotrijebite specifičnosti svojega poslovanja. Vi najbolje znate što je bitno u vašoj tvrtki.
Opišite svaku od odabranih informacija. Odgovorite si na pitanje: koje odluke osoba na tome radnome mjestu može donijeti na osnovi te informacije? Ako ne znate odgovor, izbacite tu informaciju s popisa za to radno mjesto.
Koliko je koja informacija HITNA (ako ju nemam odmah, hoću li moći neko vrijeme bez nje?) Budite realni u procjeni.
Kada ste to definirali, napravili ste većinu posla. Sada informacije treba razvrstati po kategorijama. Hitne informacije radno mjesto treba dobivati automatski (e-mailom, SMS-som). Informacije koje nisu hitne trebaju biti dostupne na zahtjev putem pripremljenoga izvješća ili od odjela analize (ili drugih naprednih korisnika vašega BI sustava)

Ideje i primjeri

U nastavku ću navesti jedan primjer strukturiranja informacija, a zatim izvješća za pojedina radna mjesta. Imajte na umu da su to samo primjeri i da je vaše poslovanje sigurno drukčije i specifično, što je normalno.

Primjer 1: Radno mjesto komercijalist

Bitne informacije:
Uplate njegovih kupaca unazad nekoliko dana
Ponude prema njegovim kupcima koje istječu u idućih nekoliko dana
Popis robe koju njegovi kupci kupuju, a najavljena je da stiže u idućih nekoliko dana
Limiti dugovanja kupaca
Starost potraživanja njegovih kupaca
Povrati i reklamacije njegovih kupaca
Promet i trend prometa u odnosu na druge komercijaliste i postavljeni plan (za tekući mjesec i isti mjesec prošle godine)
Top 3 kupca s najboljim trendom prodaje unazad 2 mjeseca i 3 s najlošijim
Top 3 kupca s najlošijim trendom naplate

Struktura izvješća:
Dnevno izvješće o poslovanju – automatski dostavljano dnevno: informacije 1,2,3,4 iz gornjega popisa
„Krvna slika“ pojedinoga kupca – izvješće na zahtjev: informacije 1,2,3,4,5,6 iz gornjega popisa
Mjesečno izvješće o poslovanju – automatski dostavljano mjesečno: informacije 6,7,8,9 iz gornjega popisa


Iz toga je vidljivo da je vrlo jednostavno navesti velik broj informacija koje bi nekomu radnomu mjestu bile korisne i tim je bitnije iz njih izdvojiti samo one bitne i one koje će djelatnicima stvarno pomoći. Također je vidljivo da će između radnih mjesta informacije biti dijeljene i da se informacije povlače iz različitih segmenata poslovanja, ali svako radno mjesto informacije mora imati oblikovane na način potreban upravo njima.
Uprava tvrtke, kao glavni subjekt u poslovanju tvrtke, za kvalitetno donošenje odluka treba dostupne informacije o ključnim pokazateljima poslovanja (KPI). Taj model kolanja informacijama uspjelo obuhvaća i upravu (u konačnici se radna mjesta u upravi logički ne razlikuju od ostalih radnih mjesta).


A što s tehnologijom?
O tehnologiji u ovome članku ne ću mnogo pisati, nego ću napomenuti da je tehnologija u uvođenju takvih sustava manji problem od kvalitetnoga osmišljavanja kolanja informacija. Napredni su sustavi izvješćivanja i distribucije izvješća (MS SQL Server Reporting Services, MS Sharepoint Services) besplatne nadogradnje postojećih platformi i ako imate aktivan ERP ili BI sustav na suvremenim platformama, zasigurno postoji rješenje i za takve potrebe.
Nadalje, implementacija takvoga sustava ne mora nužno podrazumijevati zamjenu vašega ERP sustava, a stanje je još bolje ako imate aktivan BI sustav u poslovanju (iako BI sustav nije nužan za osmišljavanje takvoga modela kolanja informacija).

                               

    

Autor Željko Tandarić, dipl. inž. računarstva

u svom desetogodišnjem iskustvu u konzultantskom poslu posebno se profilirao u područjima analize i optimizacije poslovnih procesa u segmentima prodaje, nabave i strateškog upravljanja te izgradnji sustava poslovne inteligencije i korporativnog izvještavanja. Osim formalnog obrazovanja posjeduje certifikat iz upravljanja projektima.



Prostor za napredak

Vaš je ERP sustav u stalnome pogonu i bilježi velik broj događaja. Vaš BI sustav te događaje pretvara u informacije koje treba pametno raspodijeliti unutar tvrtke. Suvremena je tehnologija omogućila vrlo laku i pouzdanu, gotovo trenutačnu razmjenu informacija. Kombinacije tih triju čimbenika omogućavaju Vašoj tvrtki potražiti prostor za napredak u segmentu o kojem do sada možda niste ni razmišljali, a iz kojega tvrtka može izvući veliku kratkoročnu, ali i dugoročnu korist.