Farmaceutsko-informacijski sustav FIPS

Potpuno rješenje na jednom mjestu

Tvrtka Jadran informatika iz Rijeke započela je djelovati prije točno 15 godina i od samog početaka razvija rješenja za farmaceutsku industriju, veledrogerije i ljekarne koje su njihovi najbrojniji korisnici...
Početak našeg djelovanja obilježen je pojavom aplikacije Farm-IS koja je bila među prvim sustavima na području Hrvatske u to vrijeme, a bavila se poslovanjem farmaceuta i ljekarni. Aplikaciju je koristilo 40-ak ljekarni Primorsko-goranske županije, većinom iz sustava zdravstvene ustanove Ljekarne Jadran. Višestruke zakonske promjene, razvoj programskih alata i potrebe korisnika za pravovremenom i pravovaljanom informacijom, uvjetovali su početak razvoja naprednijeg i cjelovitijeg farmaceutsko-informacijskog sustava. Na osnovu višegodišnjeg iskustva i analize postojeće aplikacije, a u suradnji s farmaceutima i računovodstveno-financijskim stručnjacima, pristupilo se razvoju novog sustava koji će udovoljiti zahtjevima korisnika u novim, složenijim tržišnim uvjetima.

Početkom 2001. izvršene su prve probne instalacije farmaceutsko-informacijskog sustava FIPS, koji je svojom kvalitetom, funkcionalnošću i prilagodljivošću zamijenio postojeći sustav. Istovremeno, pored aplikacije za vođenje ljekarničkog poslovanja, razvijena su ostala aplikativna rješenja: veleprodajno i maloprodajno poslovanje, proizvodnja, financije i računovodstvo. 
Kvaliteta rješenja je prepoznata i danas smo prisutni u više od 150 ljekarni diljem Hrvatske, samostalno ili zajedno s regionalnim partnerom kao što je npr. poduzeće Infos – Split d.o.o. koje se brine o našim korisnicima na području Dalmacije. 

Osim kvalitete FIPS-a, prednost je što korisniku osiguravamo potpuno rješenje i informatizaciju na jednom mjestu. Od nabava kvalitetne i provjerene opreme uglednih proizvođača (Microsoft partneri, zastupnik Della za Primorsko-goransku županiju), preko usluga projektiranja i izgradnje mrežne infrastrukture, pa sve do podrške za sva pitanja vezana uz informatiku. O svemu se tome brine 16 stalno zaposlenih djelatnika unutar tri odjela: Komercijalno-tehnički odjel, Razvoj i Helpdesk.  

Ljekarne su naši najbrojniji korisnici, ali moramo istaknuti da u ponudi imamo i druga poslovna rješenja koje koriste poduzeća različitih profila. Ipak, kao najsloženije rješenje istaknuli bismo ono koje imamo u poduzeću Jadran Galenski laboratorij d.d. gdje pokrivamo područja nabave, prodaje, proizvodnje, osiguranja i kontrole kvalitete, financija i računovodstva.

FIPS  – Farmaceutski Integrirani Poslovni Sustav
Danas je poslovanje u ljekarnama složenije nego ikada te iziskuje kvalitetnu informaciju i upravljanje sustavom. Unutar Fipsa postoji niz modula i funkcionalnosti koje olakšavaju svakodnevno poslovanje, bilo da se radi o pojedinačnim ljekarnama ili zdravstvenim ustanovama s više ljekarni u sustavu. 
Istaknut ćemo neke od modula koji su farmaceutu neophodni u svakodnevnom poslovanju.

Narudžbe
Svakodnevno naručivanje lijekova i robe je jedan od procesa unutar ljekarne koji iziskuje najviše vremena. Unutar modula narudžbi omogućili smo pripremu narudžbe prema zadanim parametrima (na osnovu potrošnje, najmanjih zaliha, prema ukupnom izlazu u određenom razdoblju, rezervacijom na kasi). Unutar jedne narudžbe moguće je imati proizvoljan broj dobavljača, a defekturu možete prenositi između dobavljača. Modul narudžbi pripremljen je za internetsko naručivanje. Unutar modula možete pripremiti internetske narudžbe, te preuzeti povratnu datoteku s raspoloživim artiklima, izvršiti obradu defektura, obavijestiti sve korisnike sustava o vrsti i trajanju defekture.
Kada se radi o centralnom naručivanju prije negoli se narudžba šalje dobavljaču, vrši se provjera i preusmjeravanje dijela narudžbe u ljekarnu koja određene artikle ima na zalihama više od potrebnih. Ljekarne koje svakodnevno koriste ovaj modul ubrzale su proces naručivanja, optimizirale su zalihu te štede svoje vrijeme za druge poslove unutar ljekarne.

Prijem robe
Prijem robe u ljekarni jedna je od bitnih točaka poslovanja. Svakodnevni ulaz robe potrebno je prekontrolirati, artikle etiketirati i označiti potrebnim podacima, staviti na police i na kraju unijeti u računalo. Unutar modula prijema robe razrađeni su katalozi i preuzimanja podataka od dobavljača. Prilikom preuzimanja podataka možete jednostavno usporediti jesu li artikli pravilno preuzeti od dobavljača. Cjelokupno zaduženje robe moguće je ispisati na naljepnice sa svim potrebnim podacima i s internim kodovima, čime se olakšava razduženje na kasama.

Izdavanja na kasi i rad s recepturama
Izdavanje na kasi je ključni modul aplikacije ljekarničkog poslovanja. Zahvaljujući dugogodišnjoj suradnji s farmaceutima, modul kase odlikuje se jednostavnošću i funkcionalnošću. Popraćene su sve moguće poslovne situacije na jednostavan i brz način (storna, svi načini plaćanja i njihova kombinacija, posudbe, evidentiranje defektura, izdavanja R1računa i računa na ime...). Posebno bismo izdvojili mogućnost definiranja recepture magistralnog ili galenskog preparata na samoj kasi unutar maloprodajnog računa. Ukoliko pacijenta zanima samo cijena ili iznos doplate, jednostavno i brzo možete definirati traženi preparat i pacijentu dati informaciju o cijeni. 

Izvještaji
Za uspješno poslovanje i donošenje odluka potrebno je imati uvida u potrebne podatke na brz i jednostavan način. Sve potrebne statistike i izvještaji objedinjeni su u tri osnovna izvještaja koji se nazivaju lista artikla, lista partnera i lista razdoblja. U listi artikla možete npr. vidjeti kolika je prodaja skupine kozmetike u zadnjih mjesec dana. Lista partnera daje sve informacije o kupcima, dobavljačima i proizvođačima i u tom izvještaju možete vidjeti npr. kolika je financijska vrijednost nabavljene robe od dobavljača X čiji je proizvođač Pliva.
U listi razdoblja uspoređujete nabavu i prodaju po danima, tjednima, mjesecima, kvartalima npr. koliki je izlaz lijekova na recept po tjednima u zadnja 3 mjeseca. Na jednostavan i brz način možete doći do svih potrebnih informacija kako bi hitro odgovorili zahtjevima poslovanja. Osim navedenih postoji i čitav niz specijaliziranih i pojedinom korisniku prilagođenih izvještaja.

Ovlasti i pristup podacima
Unutar aplikacije, posebnu pozornost obratili smo definiranju ovlasti pojedinih korisnika i evidenciji promjena na dokumentima unutar aplikacije. Za svaki dokument je vidljivo tko ga je otvorio i tko ga je zadnji promijenio. Za svaki modul moguće je definirati da li mu korisnik može pristupiti, a ako može, s kojim pravima. Na taj način, zaposlenima u ljekarni možete dodijeliti različite ovlasti i dostup do podataka, te u svakom trenutku znati tko je odgovoran za promjenu podatka.
Poseban segement koji želimo dodatno istaknuti su prednosti FIPS-a u poslovanju zdravstvenih ustanova s više ljekarničkih jedinica. Sami ravnatelji ustanova najbolje znaju koliko je truda i vremena potrebno bi poslovanje imali pod nadzorom. Upotrebom suvremenih tehnologija i programskog paketa FIPS ostvarujete mogućnost povezivanja svih ljekarni u jednu cjelinu. Svi podaci automatizmom se prenose na središnju lokaciju (u upravu) bez ikakvih dodatnih obrada, čime uvijek dobivate pravovremnu informaciju potrebnu za donošenje bitnih odluka poslovanja.

Jedinstveni matični podaci
Imati jedinstvene matične podatke za sve ljekarne bila je želja mnogih ravnatelja zdravstvenih ustanova iz opravdanih razloga. Ogromne su prednosti koje proizlaze iz takvog pristupa, ali je problem uvijek bio kako uspješno održavati i razvijati tako organizirano poslovanje. Suvremene tehnologije i FIPS omogućili su prikaz jedinstvenih matičnih podataka na jednostavan način. Ljekarna mora imati samo dostup do interneta i omogućeno joj je spajanje na središnju lokaciju, te dodavanje ili izmjena bilo kojeg matičnog podataka. Time se osigurava da se isti poslovi ne rade u svim ljekarnama već samo jedanput i na jednom mjestu (promjena liste HZZO-a, otvaranje novih artikala, otvaranje novih dobavljača, definiranje standardnih magistralnih).
Takvi jedinstveni podaci omogućuju kvalitetniji sustav izvještavanja i nadzora, novu organizaciju poslovanja (centralno naručivanje, centralno fakturiranje HZZO-u) i preduvjet su za uvođenje novih funkcionalnosti i modula (kartice vjernosti kupaca, internetska rezervacija lijekova, BI sustav...)

Pristup dokumentima
Osim što osigurava distribuciju matičnih podataka, centralna lokacija također prikuplja sve dokumente i promete iz ljekarni na jedno mjesto. Proces prikupljanja podataka je automatski i uprava raspolaže sa svim podacima ljekarni. Možete pristupiti bilo kojem dokumentu (bez prava da ga mijenjate) ili izvještaju. Ovim putem se bez dodatnih obrada i transakcija osigurava nepromjenjivost podataka i stvara se osnova za knjiženje dokumenata u računovodstvo. Praktički je moguće da ujutro knjižite sve poslovne događaje iz svih ljekarni od prethodnog dana, što osigurava pravovremenu informaciju za sve poslovne odluke. Također je moguće bilo koji dokument ispisati ukoliko je to potrebno, čime se smanjuje nepotrebna papirologija unutar sustava jer ispisujete samo ono što treba. Čitavu distribuciju matičnih i prikupljanje prometnih podataka osigurava FIPS, bez bilo kakvih dodatnih obrada i aktivnosti.

Jedinstveni izvještaji
Sa prikupljenim podacima od svih ljekarni na jednom mjestu raspolažete informacijama o prometima za svaku ljekarnu pojedinačno ili za zdravstvenu ustanovu u cjelini. Koliko puta se dogodilo, kada su pojedini dobavljači dolazili na pregovore, da raspolažete informacijom koja je zastarjela ili ste do takvih podataka morali dolaziti dodatnim angažmanom. Sada su sve potrebne informacije za kvalitetan nadzor i upravljanje sustavom osigurane na jednom mjestu bez dodatnih obrada.
              
Financije i računovodstvo   
Kvalitetnu nadogradnju cijelog sustava čini modul financija i računovodstva u kojem se bilježe poslovni događaji iz svih ljekarni sustava. Jednom unešeni podaci u ljekarnama automatizmom se prenose i knjiže u modulu računovodstva. Posebno su razvijeni moduli koji olakšavaju rad s HZZO-om, modul za obračun cassa sconta dobavljača, internetsko bankarstvo, financijsko planiranje i ostvarenje plana. Bez obzira na broj ljekarničkih jedinica, osigurano je dosljedno knjiženje poslovnih događaja i izvještaji o poslovanju cijelog sustava ili pojedine ljekarničke jedinice.     

Laboratorij         
Za ustanove koje imaju organiziran laboratorij, odnosno proizvodnju galenskih pripravaka kao zasebnu organizacijsku cjelinu, omogućili smo modul koji ima sve elemente modula proizvodnje. Definiranje receptura, radni nalozi, planovi proizvodnje i nabave supstanci su moduli koje farmaceuti svakodnevno koriste u optimalnoj proizvodnji vlastitih proizvoda za potrebe cjelokupne zdravstvene ustanove.

             

Pripremljeno u suradnji s tvrtkom



----------

Ocjena korisnika: Ivo Usmiani, direktor, Jadran Galenski Laboratorij

Jadran Galenski Laboratorij je farmaceutska tvrtka registrirana za proizvodnju i promet farmaceutskih i kozmetičkih pripravaka. Prisutni smo na 23 tržišta,  i dobitnici mnogobrojnih domaćih i inozemnih priznanja, sa kontinuiranom stopom rasta od 30% godišnje i udjelom izvoza od 57%. JGL je također dobitnik nagrade „Ulagač godine“ za 2008. u Republici Hrvatskoj.

Uzevši u obzir stroge farmaceutske standarde i specifičnost farmaceutske proizvodnje, informatičko rješenje koje nas podržava je u biti izuzetno kompleksno i zahtjevno. Parametriziranje određenih procesa u sklopu proizvodnje, podržavanje naših sustava kontrole i osiguranja kvalitete kao i procesa razvoja i registracija je od presudne važnosti. Kad sve to uzmete u obzir, jasno je da smo pred sebe i našeg partnera u početku razvoja sustava postavili izuzetno složen zadatak.

Uvažavajući činjenicu da su JGL i Jadran Informatika nastale iz iste matice (Ljekarne Jadran), odabir njih kao naših dobavljača i partnera u samom početku rada naših kompanija bio je logičan korak.  Uzevši u obzir da oni sve ove godine uspješno prate naš streloviti rast i poslovnu ekspanziju, ta naša odluka se pokazala u potpunosti opravdanom.

Specifičnost i kompleksnost farmaceutske industrije determinira i specifične zahtjeve prema informacijskim sustavima i aplikativnim rješenjima neophodnim za normalno funkcioniranje tvrtke kao i zadovoljenjem strogih međunarodnih farmaceutskih standarda. Logično je da kod takvih kompleksnih i zahtjevnih projekata u određenim trenucima dođe do problema. No, sa zadovoljstvom moram ustvrditi da smo ih zajedničkim snagama i znanjem uspješno prebrodili upravo zahvaljujući sposobnosti djelatnika Jadran Informatike da se prilagode našim zahtjevima.

Mi nismo stali sa razvojem IPS sustava. Dapače, i dalje u suradnji s našim partnerom dorađujemo i implementiramo nove funkcionalnosti i module. Na taj način naše poslovne procese dodatno optimiziramo i postajemo učinkovitiji. Iz toga je razvidno da je sama implementacija proces koji je kontinuiran. Činjenica da i dalje razvijamo naš sustav upravo sa Jadran Informatikom, jasno govori o tome da smo sa njihovim radom i partnerskim odnosom izuzetno zadovoljni. Kroz niz proteklih godina odnos je iz poslovnog prerastao i u prijateljski i na neki način ih doživljavamo dijelom naše korporativne obitelji. Trudimo se da taj odnos kroz obostrano uvažavanje u konačnici bude takozvana „Win – Win“ kombinacija.

IPS nije klasično, generičko  rješenje. Sustav je „tailor made“ po našim specifičnim zahtjevima. Kad govorimo o stabilnosti, skalabilnosti, integritetu i funkcionalnosti sustava, onda moram reći da smo u potpunosti zadovoljni jer je to jasna refleksija našeg znanja i sposobnosti pretočena u aplikativno rješenje koje nam je neophodno da bi funkcionirali.

Omjer uloženog i dobivenog je ocijenjen kao izuzetno povoljan. Naime kroz razumno i racionalno ulaganje u ovaj sustav dobili smo rješenje prilogođeno nama. U ovom trenutku ulaganje u višestruko skuplji „klasičan“, ali i generički ERP sustav ocijenili smo kao financijski nepovoljno rješenje. Također, pitanje je da li bi naš poslovni sustav u ovom trenutku mogao apsorbirati veliki angažman naših resursa pri dugotrajnoj implementaciji nekog od tih rješenja. Zadovoljstvo IPS rješenjem se vidi i kroz činjenicu da smo upravo Jadran Informatiku odabrali kao partnera koji sa svojim FIPS rješenjem pokriva i integrira informacijski sustav u našem sustavu ljekarničkog businessa.

U konačnici, moram napomenuti da nas je ulaganje u ICT pozicioniralo vrlo visoko unutar matrice ICT razvoja, koja determinira koliko je tvrtka sposobna iskoristiti ICT za svoj ekonomski rast, a uvažavajući razvijenost ICT infrastrukture kao i ICT katalizatore, gdje prije svega mislim na znanje, ulaganje u inovativna rješenja, ali i raspoloživost kapitala za realizaciju ICT projekata. Dokaz da smo na pravom putu je i prva nacionalna „ICT GOLD“ nagrada koju je JGL dobio prošle godine za najbolju implementaciju informacijskih i komunikacijskih tehnologija (u kategoriji neinformatičkih tvrtki) u Republici Hrvatskoj.