Državna geodetska uprava

Sustav digitalne arhive DGU

Sustav digitalnoga arhiva (SDA) daje nužan okvir za razvoj potpuno funkcionalnoga digitalnog arhiva koji obuhvaća cjelokupnu arhivsku građu Državne geodetske uprave. SDA je u skladu s jednim od prioriteta Vlade Republike Hrvatske o uspostavi djelotvorne i učinkovite državne uprave koja će moći ispuniti potrebe građana i gospodarstva te doprinijeti općem razvoju Republike Hrvatske
Arhivi igraju važnu ulogu u sustavu registracije nekretnina te doprinose njegovoj pouzdanosti i sigurnosti. Također, igraju osnovnu ulogu i kao temelj stabilnih društvenih funkcija i zaštiti prava svakoga od građana. Arhivi Državne geodetske uprave često se koriste u postupku rada prilikom ažuriranja promjena u katastru. Digitalni arhiv neće samo sačuvati arhive, nego će i omogućiti pristup i olakšati veće korištenje ovih vrijednih dokumenata. 
Cilj Državne geodetske uprave uspostava je sustava za digitalizaciju svih arhiva Državne geodetske uprave i Gradskoga ureda za katastar Grada Zagreba, kao i izgradnja procesa i kapaciteta kojima se osigurava da svi novi dokumenti, koji trebaju biti arhivirani u postupku registracije, budu uneseni u digitalni arhiv.
Državna će geodetska uprava izvršiti ove poslove vlastitim snagama. U ovu će svrhu službenici Državne geodetske uprave biti educirani i angažirani na sređivanju arhivske dokumentacije te će se uspostaviti posebni Centri za konverziju podataka (CKP).
Bitno je naglasiti da će uspostavom SDA biti omogućeno: trajno čuvanje arhivske građe, brz pristup informacijama, zadovoljstvo korisnika, oslobađanje postojećega uredskog prostora od arhivske građe, očuvanje kulturnoga i povijesnog nasljeđa, očuvanje dokumenata u analognom obliku, utjecaj na očuvanje okoliša, širenje uporabe digitalnih informacija u budućnosti, višestruko korištenje informacija, poboljšanje usluge korisnicima, povećanje radne učinkovitosti, mogućnost restrukturiranja zadataka te transparentnost u pristupu podacima.

Malo povijesti

U travnju 2006. godine osnovano je Povjerenstvo s ciljem uspostave Sustava digitalne arhive (SDA) i izrade strategije razvoja SDA Državne geodetske uprave. Projekt se provodio u okviru (SIDA-Švedska agencija za međunarodni razvoj) Projekta izgradnje kapaciteta u Hrvatskoj i Projekta sređivanja zemljišnih knjiga i katastra na dvije pilot lokacije, Vinkovci i Split.
U 2007. godini na pilot lokacijama izvršene su brojne aktivnosti. Preuređeni su postojeći arhivski prostori i spremišta katastara u Splitu i Vinkovcima za potrebe  smještaja sken centara i nabavljena je suvremena računalna oprema i skeneri. Obje su pilot lokacije opremljene jednim skenerom za skeniranje knjiga ( format A1) i  jednim rotacijskim skenerom (A3 formata) za skeniranje slobodnih listova.
Tijekom dvije godine održane su brojne radionice, koje su vodili konzultanti iz Švedske, koji su na njima prenosili svoja bogata znanja i iskustva na zaposlenike sken centara. Od radionica bi se posebno mogle istaknuti:
Radionica za pripremu dokumenata za skeniranje, na kojoj su sudionici stekli vrijedna znanja potrebna za obnovu starih i uništenih dokumenata i karata, radionica za kreiranje registara za analogne i digitalne arhive, na kojoj su stečena osnovna znanja vezana uz poslove arhiviranja te radionica za proizvodnu liniju za skeniranje.

Proces

U rujnu 2007. na pilot lokacijama uspostavljene su proizvodne linije za skeniranje. Svaki dokument prolazi  sljedeći postupak:

Planiranje - u fazi planiranja Ispostave DGU odabiru materijal za skeniranje, vrše čišćenje i
uređivanje dokumenata. Proces završava transportom u jedan od dva centra za konverziju podataka (CKP).
 
Registracija
– potrebno je registrirati dokumente za skeniranje. Prilikom registracije svakom se dokumentu pridružuje određeni broj metapodataka (indexa). Ovi podaci predstavljaju minimalni skup podataka kojim se opisuju dokumenti. Neki od njih, kao npr. datum skeniranja ili ime operatera, služe za podršku poslovnome procesu. Drugi se, primjerice šifra ispostave ili tip dokumenta, upisuju kako bi se omogućilo traženje dokumenata.
 
Priprema - dobra priprema od ključne je važnosti za održavanje stope proizvodnje u cijeloj liniji proizvodnje. Strani predmeti i druge smetnje na materijalu mogu usporiti proces skeniranja i uzrokovati ozbiljna oštećenja, posebno na skenerima za dokumente. U fazi priprema odvajaju se dokumenti prema njihovim fizičkim karakteristikama (veličina, materijal, uvezanost i sl.) kako bi se mogli skenirati na odgovarajućem uređaju. Za skeniranje se koriste dvije vrste uređaja (Book skener i dokument skener). Neovisno o vrsti uređaja, dokumenti se provjeravaju na oštećenja, odvajaju se prazne stranice, uklanjaju se pečati i sl. Svi se dokumenti registriraju u bazi proizvodnje uz podatak o datumu pripreme i inicijalima operatera.

Skeniranje – Za sve dokumente koji ulaze u proces skeniranja obavezno je prethodno izvršiti pripremu. Dokumenti se prije skeniranja označe te se, ovisno o vrsti (knjige ili listovi), skeniraju na pripadajućem uređaju. Skeniranje se vrši aplikacijom koja je povezana s bazom proizvodnje
 

Provjera - nakon procesa skeniranja potrebno je provjeriti kvalitetu skeniranoga materijala. Uspoređuje se skenirani materijal s originalom. Tenički se provjeravaju datoteke,  kvaliteta slike i  sadržaj. Po završetku procesa provjere registriraju se skenirani dokumenti u bazi proizvodnje. Stavke koje nisu zadovoljile kriterij kvalitete vraćaju se u proces skeniranja.
Obrada - materijali se nakon skeniranja inicijalno pohranjuju u TIFF formatu. Nakon skeniranja  se obrađuju. Obrada obavezno uključuje kompresiju TIFF datoteke u DJVU format. Ovisno o želji naručitelja, moguća je i dodatna obrada, kao što je TIF-tag editiranje ili neki drugi proces.

Pohrana - koristeći aplikaciju za proizvodnju, u procesu pohrane odabiru se datoteke za prijenos na vanjske tvrde diskove. Nakon završetka procesa, datoteke su u aplikaciji označene kao pohranjene na tvrdi disk. Nakon završetka procesa finalne TIFF i DJVU datoteke pohranjuju se na tvrde diskove.

Krajem 2008. godine, na temelju iskustava rada Pilot lokacija u Vinkovcima i Splitu, donesena je Strategija digitalnoga arhiva za DGU i Provedbeni plan SDA.
Strategija govori da će digitalni arhiv biti u potpunosti uspostavljen do kraja 2019. godine za DGU.
Provedbenim je planom definiran popis zadataka koji će biti dovršen do 31.12.2011. godine.

Danas

Osnovana su tri Centra za konverziju podataka: CKP Glina, koji pokriva 50 % proizvodnih linija, CKP Vinkovci i CKP Split, koji pokrivaju svaki po 25 % proizvodnih linija.

U tijeku je kompletna obnova zgrade za CKP Glina i, prema projektnoj dokumentaciji, zgrada će biti stavljena u pogon u prvome kvartalu 2010. godine kada se planira završiti i kompletno opremanje  potrebnom ICT opremom.
CKP Vinkovci i CKP Split opremljeni su potrebnom opremom te u potpunosti obavljaju zadatke postavljene prema Strategiji i Provedbenom planu SDA DGU-a.

I na kraju, od rujna 2007. do 15.05.2009. godine  u Splitu je skenirano 277540 stranica u 25714 dokumenata katastra, a u Vinkovcima 282 543 stranica u 69115 dokumenata katastra.