MOBILNOST I RADNE NAVIKE

Zar samo prednosti?

Uvođenje mobilnog rješenja nije jednostavan potez za tvrtku i zahtijeva specijalizirane stručnjake posebno u području planiranja, pripreme i vođenja same implementacije. Analiza potencijalnih područja gdje će mobilno rješenje dovesti do najveće koristi daje veću vjerojatnost uspjeha.

PIŠE ŽELJKA KNEZOVIĆ


Autorica Željka Knezović zaposlena je u Agenciji za odgoj i obrazovanje, na mjestu više savjetnice za računalstvo. Već šestu godinu aktivno surađuje s Microsoftom kroz program Partners in Learning, sudjeluje kao predavač na konferencijama WinDays, Sinergija, Kulendeyz, Mobility Day i KOM. Od travnja 2009. stekla je titulu Microsoft Most Valuable Professional (MVP) za Lync.

TIJEKOM POSLJEDNJIH NEKOLIKO GODINA tvrtke sve više uviđaju prednost uvođenja mobilnih uređaja u svakodnevno poslovanje, a svojim zaposlenicima nude klizno radno vrijeme i sve bolju podršku za rad izvan klasičnog ureda. Sve to omogućuje mobilna tehnologija pa i obavljanje poslova i rješavanje ključnih poslovnih problema bez dolaska u ured. Pružajući takvu fleksibilnost svojim djelatnicima tvrtke očekuju da im budu na raspolaganju kad god ih tvrtka zatreba - uvijek i svugdje.
Tablet uređaji i pametni telefoni sve više postaju standardni dio cjelovitih poslovnih rješenja, a sve manje luksuz. Sukladno napretku tehnologije uočen je i napredak u razvoju elementarnih korisničkih aplikacija koje se savršeno prilagođuju pametnim uređajima i čine život svakog poslovnog čovjeka jednostavnijim. Uvođenje mobilnih uređaja u poslovno okruženje ima puno veću korist od sinkronizacije kontakata i pristupa e-mailu. Pristup korporativnim podacima na terenu, optimizacija i smanjenje troškova poslovanja, zadovoljstvo djelatnika i korisnika, obavljanje svakodnevnog posla izvan ureda – neki su od osnovnih razloga zašto se tvrtke sve više odlučuju na uvođenje pametnih uređaja.

IT u poslovnom okruženju
Prvo što se očekivalo pri uvođenju mobilnih uređaja u poslovanje bilo je smanjivanje papirologije i prebacivanje papirnatih procesa u elektroničke. Time se dobio brži i učinkovitiji sustav, pogreške se svode samo na inicijalni upis podataka, ukidaju se dvostruki poslovi. Uz točnost, jedna od najvažnijih komponenti informacije je pravodobnost, a raste i zadovoljstvo korisnika. Ovisno o poslovnim potrebama, organizacija odlučuje o korištenju web-aplikacija ili klasičnih klijentskih windows-aplikacija na prijenosnim uređajima.

Dok 55% zaposlenika različitih tvrtki smatra kako bi bili produktivniji kad bi mogli raditi izvan ureda s time se slaže samo jedan od četiri anketirana poslodavca

Ovisno o odabranoj platformi i shodno tome pripadajućim uređajima, djelatnicima bi trebao biti omogućen nesmetan rad. No, odabir je čisto poslovna odluka, zasnovana na nizu čimbenika.
Evo nekih pitanja na koja treba odgovoriti u trenutku odluke:
- treba li prijenosni uređaj biti konstantno povezan na središnji sustav bilo u oblaku ili u uredu ili je dovoljno povezati se tek povremeno zbog razmjene podataka,
- kolika je cijena spajanja, koju platformu i koje uređaje odabrati,
- kakva je kvaliteta IT stručnjaka kojima tvrtka raspolaže, čemu su skloniji i kakva znanja trenutno imaju...
- jesu li spremni udovoljiti zahtjevima i potrebama ostalih korisnika unutar tvrtke jer sve više djelatnika iskazuje želju za korištenje svojih mobilnih uređaja.
To su neka od osnovnih pitanja o kojima ovisi konačna odluka poslodavca. Tehnologija je dostupna, a način primjene i vrst platforme ovise o situaciji i poslovnim potrebama.
Istraživanja pokazuju:
Dakle, 55% ispitanika, zaposlenika različitih tvrtki, smatra kako bi bili produktivniji kad bi mogli raditi izvan ureda. U prosjeku, jedan od četiri poslodavca među ispitanima potvrđuje taj statistički podatak. Ostali smatraju kako zaposlenici izvan ureda rade manje, teže se usredotočuju na svoj posao, imaju manju odgovornost, ne mogu komunicirati licem u lice sa svojim kolegama, nadređenima i slično.
Nadalje, 42% ispitanih zaposlenika smatra da će izvan ureda brže i bolje obaviti i uspješnije završiti svoj posao. Njih 40% smatra kako rad izvan ureda omogućuje odabir mirnijeg radnog mjesta, ugodniju atmosferu i da je manji postotak onih koji ih ometaju tijekom rada što je u uredu gotovo svakodnevna situacija.
Čak 95% poslodavaca i 90% zaposlenika smatra da je, neovisno o tome gdje radite, jako važno imati iste radne mogućnosti - u uredu ili izvan njega. Da bi to zaista bilo tako, napredak tehnologije i softverska rješenja velikih proizvođača prilagođuju se korisnicima i stvaraju baš takve mogućnosti - vaš cijeli ured na dlanu, na vašem pametnom, prijenosnom uređaju. Ispravno odabrana tehnologija uz adekvatna softverska rješenja koja potpuno zadovoljavaju potrebe tvrtke, omogućavaju povezivanje mobilnih, udaljenih timova, stvaraju moć out of office produktivnosti i efikasnosti te povećavaju granice dostupnosti i uslužnosti krajnjim korisnicima i klijentima.
Način rada potpuno se promijenio. Radimo u avionu, u autobusu, tramvaju, automobilu, u restoranu, kod kuće… Dobar je osjećaj imati sve dostupno na jednom mjestu, neovisno s kojeg se uređaja spajate, na kojemu radite i razmjenjujete podatke te da u trenutku prelaska na neko drugo računalo na nekom drugom mjestu imate mogućnost dohvaćanja svih kontakata, dokumenata, razmjene, komunikacije i suradnje.

Postojeća tehnologija i poslovna produktivnost
Na tržištu postoje mnogobrojna rješenja koja će zadovoljiti te nove potrebe. Iza takvih rješenja stoje velika imena, a svako zasigurno ima dobrih i nešto manje dobrih alata i platformi.
Microsoft je osluškivao što ljudima treba, usmjerio razvoj svojih aplikacija, platformi i uređaja prema poslovnim korisnicima i ponudio mogućnosti primjene u naprednom okruženju, ali nudi i rješenja za manje korisnike s vrlo intuitivnim sučeljima za koja ne treba napredno poznavanje tehnologije. Prije pune dvije godine Microsoft je izbacio na tržište svoje telefone Windows Phone. Iako su prve analize predviđale sjajnu budućnost i sve veću upotrebljivost za razliku od prijašnjih Windows Mobile telefona, bilo je i skeptika. Sada nakon dvije godine istraživanja i analize pokazuju kako su pozitivna predviđanja bila ispravna, a napredni poslovni korisnici vrlo su se brzo priviknuli na ove uređaje.
Alati integrirani s telefonima Windows Phone poput Officea i Outlooka jednaki su onima koje korisnici imaju na svojim računalima pa ne postoji nikakva prepreka u njihovu korištenju. Ako još svoj Windows Phone povežete sa servisima u oblaku poput Share Pointa i Exchangea, moći ćete putem bilo kojeg uređaja sve svoje dokumente spremati automatski na Share Point ili Sky Drive i svi će biti na jednom mjestu neovisno o tome s kojeg ste se pametnog uređaja povezali. Sinkronizacija e-mailova, kontakata, događaja u kalendaru... jednaka je na svim uređajima, telefonu, tabletu ili PC-u i sve je dostupno u svakom trenutku.
Jednako tako je važna mogućnost komunikacije i pristupa virtualnim sastancima u realnom vremenu pomoću mobilne aplikacije Lync. Stoga za sudjelovanje na nekom važnom sastanku više ne morate biti u svom uredu. Dovoljno je primiti pozivnicu za sastanak putem Outlooka, klikom na link u poveznici automatski će se otvoriti Lync klijent na vašem Windows Phoneu i vi ste na sastanku.
Svakodnevnim koriš-tenjem Windows Phonea u poslovne svrhe i za rad na terenu, u svakoj novoj situaciji javlja se potreba za novim aplikacijama. Zato Marketplace odnedavno i za hrvatsko tržište nudi više od 100.000 Windows Phone-aplikacija koje će sigurno ispuniti i najspecifičnije potrebe. Pred vratima je i novi operacijski sustav Windows 8, a nova Windows Phone 8 platforma povezivat će Windows Phone s Windows 8 OS-om te svim alatima u oblaku.


Poslovna vrijednost
Uvođenjem pametnih uređaja - telefona, tableta i td. - u korporativno okruženje dobivene su mnoge poslovne prednosti u internom poslovanju, ali često i pred konkurencijom. Ponekad se unutar tvrtke teško donose odluke o prelasku na moderan način rada no vrlo brzo i menadžment i djelatnici uviđaju prednosti uporabe suvremene tehnologije, pametnih uređaja i ne razmišljaju o vraćaju na stari način rada. Poslovna vrijednost se očituje na dva načina – smanjenjem troškova poslovanja te proširenjem poslovanja i otvaranjem novih poslovnih prilika. Ta vrijednosna kombinacija je ključna za menadžment pri donošenju odluke o uvođenju pametnih uređaja u poslovno okruženje.
Jedna od ključnih prednosti mobilnih Windows uređaja jest mogućnost vrlo dobre integracije u postojeće poslovne sustave. Postojeća tehnologija i razvojni alati omogućuju jednostavnu transformaciju podataka u postojećim poslovnim sustavima za pristup s pametnim mobilnim ili prijenosnim uređajima. I dok su mobilni uređaji potpuno prilagodljivi novijoj infrastrukturi, njihovo uvođenje u tvrtku može biti i pogodan trenutak za stvaranje još modernije infrastrukture.

Kod uvođenja mobilnih rješenja jedno od najvažnijih pitanja je trenutak kada prestaje posao i počinje privatni život

Zadržavanje postojećeg i privlačenje novog talentiranog kadra također je jedno od područja gdje se opravdava ulaganje u mobilna rješenja i tehnologiju. Praćenje svjetskih standarda i visoka kvaliteta svakodnevnog poslovanja čini takvu radnu okolinu privlačnom za potencijalne djelatnike, a oni postojeći neće odlaziti iz tvrtke.
I na kraju ono najvažnije – zadovoljstvo korisnika. Kada su djelatnici tvrtke dosljedni u svojim informacijama i kada korisnik dobije istu informaciju bez obzira razgovara li s djelatnikom uživo, traži li informaciju telefonom ili je provjerava na Internetu, veća je vjerojatnost da će se izgraditi povjerenje, negoli ako svaki put dobije drukčiju ili nepotpunu informaciju. A baš tu je najveća snaga mobilnih rješenja.

Ozbiljna odluka
Uvođenje mobilnog rješenja nije jednostavan potez za tvrtku i zahtijeva specijalizirane stručnjake posebno u području planiranja, pripreme i vođenja same implementacije. Planiranje i detaljna analiza poslovanja te potencijalnih područja gdje će mobilno rješenje dovesti do najveće koristi daje veću vjerojatnost uspjeha. Mjerenje poslovnih rezultata prije i poslije uvođenja pametnih uređaja te fleksibilniji rad dat će stvarnu sliku uspješnosti i učinkovitosti u usporedbi s očekivanim rezultatima.
Danas više nije pitanje mogu li pametni prijenosni uređaji obaviti određenu zadaću jer imaju svu funkcionalnost koja nam treba. Uskoro će moći zamijeniti prijenosna i stolna računala, a način poslovanja postat će drukčiji, fleksibilniji. Neovisno o mjestu i uvjetima u kojima se posao obavlja ili o načinu povezivanja s pametnim prijenosnim uređajima omogućen je rad u realnom vremenu. Njihova vas funkcionalnost neće iznevjeriti, a što je najvažnije prilagodljiva je, intuitivna i neovisna o informatičkoj pismenosti korisnika.

Mobilni trojac

Microsoftov paket uredskih alata Office gotovo da i nema ozbiljniju konkurenciju na tržištu. Tu su open source paketi poput Apache Open Officea te Libre Office, ali ako pitate prosječnog uredskog korisnika, Microsoft Office je jedini prihvatljivi paket alata za ured.
Računalstvo u oblaku je i na tom području ostavilo trag tako da se sve češće koriste razne online verzije takvih alata. Iako neprikosnoven na području klasičnih, lokalno instaliranih uredskih aplikacija, Microsoftov Office 365 u području online aplikacija ima nekoliko (ozbiljnih) konkurenata. Dva najozbiljnija su Google Apps i Zoho Docs pa pogledajmo kako se oni mogu nositi s Office 365 platformom.
Prvo što će korisnici primijeniti kod bilo kojeg alata je sučelje. Sučelja tih platformi se razlikuju, a baš ona su najčešći faktor pri odabiru odgovarajućeg seta alata jer će se korisnici sigurno protiviti pokušaju uvođenja aplikacija koje imaju drukčije izbornike od onoga na što su navikli. Većini je prva dodirna točka s uredskim alatima bio upravo popularni Microsoft Office tako da na tom području pobjedu zasigurno odnosi Office 365 sa svojim Office Web Apps paketom i dobro poznatim sučeljem.

Korisnici od ovakvih alata najčešće traže mogućnosti online pohrane i kolaboracije na dokumentu odnosno mogućnost da jedan dokument istodobno editira nekoliko korisnika. Office 365 na području online pohrane nudi SharePoint Online kao serversku i SharePoint Workspace kao klijentsku komponentu. Druga dva nemaju nativnu podršku za online pohranu, ali tu su (uvjetno) besplatni servisi poput Dropboxa ili Boxa uz pomoć kojih možemo kompenzirati taj nedostatak.
Što se tiče kolaboracije Office 365 je u donekle inferiornom položaju. Google Apps i Zoho docs se tu mnogo bolje snalaze pa dok Office Web Apps (odnosno SharePoint Online) daje tek rudimentarne mogućnosti online kolaboracije za Excell i OneNote, za PowerPoint i Word dokumente ta mogućnost ne postoji. Zoho docs još omogućuje da se korisnici prijave (i da zajednički istodobno rade na jednom dokumentu) uz pomoć korisničkih naloga Zoho, Facebook, Yahoo i Google.
Koliko ste puta poslali kolegi neki dokument na uvid a da ga on zbog starije verzije alata ne može otvoriti? Office je s verzijom 2010 donio i novi XML format (.docx, .xmlx, .pptx…) koji nije kompatibilan sa starijim verzijama Officea (2003 ili 2007).
Za razliku od Zoho documents alata koji će uspješno otvoriti XML dokumente, Google Appsi to neće biti u stanju. Osim toga, neki elementi teksta kao što su tablice, slike, fusnote i slično koje kreiramo kroz Office Web Apps bit će nepravilno prikazani kad ih otvorimo s nekim od ta druga dva alata.
Sve te aplikacije koristimo kroz internetski pretraživač. Jasno je da će alati Office 365 platforme preferirati Internet Explorer (i to najčešće zadnju verziju) na Microsoftovoj mobilnoj platformi dok će Google Apps preferirati Android platformu i (najčešće) Firefox kao internetski pretraživač. Problemi nekompatibilnog pretraživača najčešće se očituju nemogućnošću prijave na online aplikaciju i to posebno u nekim naprednim autentifikacijskim scenarijima.
Ono što će nam najčešće biti prvo pitanje kod evaluacije različitih platformi jest cijena. Kod osnovnih paketa ovih online aplikacija cijene su vrlo slične i kreću se od 4 do 6 američkih dolara po licenci mjesečno.
Za kućne korisnike i male urede, sve platforme nude i besplatne (okljaštrene) varijante svojih paketa. Jako je teško uspoređivati cijene tih paketa jer dodatne mogućnosti koje nisu kod svih ponuđača iste, podižu cijenu licence pa tako Office 365 E4 licenca koja nam omogućuje i lokalnu instalaciju klasične Office Professional Plus inačice i izgradnju lokalne PBX infrastrukture uz pomoć Lync alata, košta čak 22 dolara mjesečno, ali nam nudi i iznimne mogućnosti.
Izbor bi se trebao zasnivati na mogućnostima pojedine platforme ovisno o potrebama, a tek zatim na cijeni licence. Korisničke preferencije trebale bi biti visoko na popisu postavljenih uvjeta koje paket mora ispuniti jer će dodatna edukacija sasvim sigurno dodatno podići i cijenu paketa. (sm)