Preduvjet elektroničkog poslovanja

Digitalno arhiviranje

PIŠE GORAN PEĆARINA


Autor teksta Goran Pećarina, dipl.oec. voditelj je odjela ePoslovanje, tvrtke HSM-informatika d.o.o.

Digitalno arhiviranje jest dugoročno spremanje digitalnih sadržaja, kako onih koji su stvoreni u digitalnom obliku, tako i onih nastalih digitaliziranjem, odnosno dematerijalizacijom sadržaja zapisanih na papiru i drugim čvrstim materijalima. Kako se ovaj članak pobliže bavi arhiviranjem kao osnovnim uvjetom za elektroničko poslovanje, u njemu ćemo se posvetiti dokumentima kao najznačajnijoj kategoriji sadržaja koje treba arhivirati u poslovanju poslovnih subjekata i javne uprave.

Cilj arhiviranja općenito je upravljati informacijama tijekom vremena, kako bi se osigurala njihova dostupnost u određenom razdoblju. Informacije mogu biti organizirane u različitim oblicima, a za poslovne i upravne procese najznačajniji oblik su dokumenti – ugovori, računi, narudžbe, izvješća, zahtjevi, rješenja, izvodi, naredbe i slično.
Za neke vrste dokumenata, kao što su isprave, zakonodavac je propisao minimalni rok arhiviranja. Primjerice, rok obveze čuvanja računa ispostavljenih kupcu koji je u sustavu PDV-a je jedanaest godina. Ili, HZMO čuva sve podatke o svojim osiguranicima u razdoblju od nekoliko desetljeća, a u nekim slučajevima, naprimjer, korisnika obiteljske mirovine sudionika NOB-a, to razdoblje čuvanja podataka i dokumenata proteže se na čak 90 i više godina! Za ostale vrste dokumenata za koje ne postoji zakonski utvrđen rok čuvanja, korisnik sam odlučuje koliko će ih dugo čuvati, imajući kao osnovni cilj ostvarenje svojih poslovnih obveza i interesa.
Stoga ne treba posebno naglašavati koliko je važno sigurno i pouzdano arhivirati sve dokumente koji izravno utječu na ostvarenje prava i egzistenciju građana i pravnih subjekata, u cijelom opsegu životnog vijeka mjerenog desetljećima.
Općepoznato je da je manipuliranje digitalnim sadržajima neusporedivo učinkovitije negoli onima zapisanim na papiru i drugim sličnim materijalima. Isto važi i za arhiviranje kao krajnju fazu životnog vijeka nekog sadržaja. Ta prednost digitalnog arhiviranja u učinkovitosti iskazuje se u različitim aspektima - omogućuje niže troškove, veću pouzdanost i sigurnost te značajno veću mogućnost pretraživanja i korištenja informacija obuhvaćenih u dokumentima.

Prednosti digitalnog arhiva
Digitalni arhiv uspostavljen je na ICT tehnologijama koristeći poznate prednosti na koje smo navikli u različitim informatičkim uslugama i aplikacijama. Najznačajnije su mu prednosti:
Dostupnost: pristup sadržajima u digitalnom arhivu dostupan je u standardnoj informatičkoj mreži s različitih klijentskih uređaja. Dokumenti se mogu pregledavati, a po potrebi i ispisati ako je dozvoljeno, sve s nekoliko klikova miša.
Niži troškovi: troškovi digitalnog arhiva višestruko su niži od arhiva papirnatih dokumenata, s time da ta troškovna prednost raste s vremenom arhiviranja. Te prednosti nisu ugrožene ni troškovima digitalizacije papirnatih dokumenata postupkom skeniranja, što je uvjet za digitalno arhiviranje dokumenata koji imaju izvornik u papirnatom formatu.
Zaštita integriteta: integritet (izvornost i nepromjenjivost) digitalnog dokumenta moguće je kvalitetnije i pouzdanije zaštititi u odnosu na papirnati dokument, primjenom različitih metoda i tehnika (naprimjer digitalni potpis, postavljenje u zaštićeno područje i slično). Digitalnim potpisom moguće je izvorni elektronički dokument zaštiti tako da bilo koja promjena tog dokumenta ne može ostati nezamijećena. Za razliku od digitalnog, papirnati dokument mnogo je lakše falsificirati te time narušiti njegov integritet u poslovnim i upravnim transakcijama. Svjedoci smo brojnih primjera takvih zloupotreba te dugog i neizvjesnog postupka naknade štete i zaštite prava oštećenih sudionika.
Pretraživost: poslovni i javnoupravni dokumenti sadrže veliku količinu izuzetno korisnih informacija. Njihovo pretraživanje i korištenje vrlo je otežano i neučinkovito kada je riječ o papirnatim dokumentima. Siguran sam da vam se dogodilo da ste tražili neku informaciju na nekom dokumentu, ali je to trajalo vrlo dugo ili je niste mogli naći. Digitalni arhiv omogućuje punu pretraživost dokumenata i informacija zahvaljujući tehnologiji OCR (Optical Character Recognition).

Upravljanje politikom prava pristupa: mnogi dokumenti sadrže osjetljive informacije i namijenjeni su samo osobama s određenim nadležnostima. Takvu politiku prava raspolaganja dokumentima mnogo je učinkovitije uspostaviti i njome upravljati kod digitalnih arhiva, jer im se pristupa kroz uspostavljene sustave autentikacije nego kod papirnatih arhiva gdje pristup ciljanim dokumentima nadzire za to nadležna osoba.
Zaštita od nenamjernog oštećenja-uništenja: papirnati dokumenti podložni su biološkoj degradaciji uslijed različitih utjecaja, kao što je blijeđenje boje kojom su podaci naneseni na papir, žućenje papira, oštećenja izazvana kukcima i sl. Također, podložni su oštećenju i uništenju uslijed havarija kao što je požar, poplava i sl. Za razliku od papirnatih arhiva, digitalni arhiv otporan je na biološku degradaciju, a primjerenim metodama visoke raspoloživosti (kopiranje i pohranjivanje dokumenata na udaljenoj lokaciji) i izvedbom podatkovnog centra u kojem se čuva digitalni arhiv sukladno primjerenim normama sigurnosti, onemogućuje se gubitak dokumenata u slučaju havarija, odnosno taj se rizik smanjuje na minimum.
Vjerodostojna prezentacija dokumenata u duljem vremenskom razdoblju.

Vrlo je važno sigurno i pouzdano arhivirati sve dokumente koji izravno utječu na ostvarenje prava i egzistenciju građana i pravnih subjekata, u cijelom opsegu životnog vijeka mjerenog desetljećima

Rizici i izazovi
Osnovni izazov pri uspostavi digitalnog arhiva jest osigurati dostupnost arhiviranih sadržaja u ciljanom vremenskom razdoblju tako da budu prezentirani na identičan način kao u vrijeme kad su postavljeni u arhiv. Temelj izazova leži u činjenici da u kreiranju digitalnih dokumenata, njihovom pohranjivanju, pretraživanju i pregledavanju sudjeluju informatički proizvodi, koji doživljavaju intenzivne promjene u vrlo kratkom roku. Baš taj trend ubrzanog razvoja i promjena informatičkih tehnologija uzrok je izazovu, jer u takvim uvjetima nije lako zajamčiti dugotrajnu dostupnost digitalnih arhiva i u njima pohranjenih dokumenata. Takve tehnološke promjene događaju se na praktički svim razinama informatičkih sustava koji upravljaju digitalnim arhivima i pristupom, a na dostupnost i prezentaciju arhiviranih dokumenata najviše utječu:

  • Promjene medija na kojemu su pohranjeni zapisi digitalnog arhiva
  • Promjene klijentskih platformi (uređaja i aplikacija preglednika kojima se dokumenti pregledavaju)
  • Promjene formata zapisa digitalnih sadržaja.

Temeljni izazov digitalnog arhiviranja leži u činjenici da u kreiranju digitalnih dokumenata, njihovom pohranjivanju, pretraživanju i pregledavanju sudjeluju informatički proizvodi koji se intenzivno mijenjaju u vrlo kratkom roku

Primjerice, danas ne možemo otvoriti dokument koji smo kreirali ili primili prije 20 ili više godina. Čak kada su stalno prenošeni na aktualne medije digitalnih zapisa, programski alati koji su nam danas na raspolaganju ne mogu interpretirati većinu dokumenata nastalih u tom vremenu, jer uslijed tehnoloških promjena više ne postoji kompatibilnost formata.
Rješenje za prevladavanje tog izazova je u setu različitih mjera koje će osigurati kontinuitet zapisa digitalnog arhiva na novim medijima i kontinuitet vjerodostojne prezentacije korištenjem primjerenih formata digitalnih sadržaja koji jamče vjerodostojnu prezentaciju dokumenta neovisno o klijentskim platformama i nakon dužeg vremenskog razdoblja.
U praksi se koristi nekoliko digitalnih formata za arhiviranje dokumenata, a najpopularniji su PDF, PDF/A, XML, TIFF i JPEG. U nekim procesima često se koristi i XML, međutim to nije format s prezentacijskim elementima dokumenta već format zapisa sadržaja dokumenta - podataka. Stoga XML nije pogodan za primjenu u većini poslovnih i javnoupravnih procesa koji su okrenuti ljudima.
Referentni digitalni format za dugoročnu pohranu dokumenata je PDF/A. To je ISO i HRN norma pod oznakom 19005:2005. PDF/A je član globalno popularne obitelji PDF formata, a namijenjen je upravo dugoročnom arhiviranju. Vjerodostojna prezentacija u dugoročnom arhiviranju postiže se ugradnjom svih elemenata prezentacije dokumenta – fontova, profila boja i sl. u samu datoteku dokumenta čime jamči prezentaciju potpuno neovisnu o klijentskoj aplikaciji preglednika. Sve što treba za prezentaciju PDF/A dokumenta je preglednik koji je kompatibilan s PDF/A. Danas je na tržištu niz takvih aplikacija, potpuno besplatnih i podržanih na praktički svim popularnim klijentskim platformama. Najpopularnija je svakako Adobe Reader. I Adobe i neki od proizvođača drugih preglednika najavili su da će sve nove verzije njihovih preglednika podržavati PDF/A, kao uostalom i osnovni PDF format.

Neriješen zakonodavni okvir o konverziji
Glavna prepreka za punu primjenu digitalnih arhiva - kojima bi se potpuno zamijenili arhivi papirnatih dokumenata izvornika - je pomanjkanje zakonodavnog okvira kojim se propisuje postupak konverzije dokumenta u vjerodostojnu digitalnu kopiju. Bez toga nema pravnog uporišta za izbjegavanje skupog arhiviranja papirnatih izvornika nakon što su digitalizirani skeniranjem. Njihova digitalna kopija omogućuje niz prednosti digitalnog arhiva u većini procesa, ali pravno gledano digitalna kopija nije izvornik, te stoga institucije, čak i ako su skenirale dokumente radi učinkovitijih procesa (npr. odobravanje naloga, likvidiranje računa, procesiranje narudžbi i sl.) i dalje moraju čuvati papirnate izvornike žele li zaštititi svoje interese u slučaju spora, nadzora i sl., što je svakako skup i neučinkovit proces.
Sličan problem odnosi se i na konverzije izvornog dokumenta u digitalnom formatu u neki drugi digitalni format. Naravno, u tom je slučaju financijska posljedica za institucije manje izražena, jer je arhiv izvornika digitalnih dokumenata po prirodi digitalan, dakle jeftiniji i pogodniji za korištenje od arhiva papirnatih dokumenata.
Na razini EU ne postoji direktiva koja bi pravno uredila postupke konverzije dokumenata i koja bi bila obvezna za članice Europske unije. To je prepušteno njima. Koliko nam je poznato u Hrvatskoj nije u tijeku postupak kojim bi izvršna vlast inicirala donošenje zakonodavnog okvira za konverzije dokumenata i sadržaja. U tom kontekstu valja naglasiti važnu ulogu PDF-a, najpopularnijeg formata digitalnog potpisivanja i druge metode zaštite, te za univerzalnu razmjenu, što su preduvjeti za dokumente kako u poslovnim tako i u upravnim transakcijama. PDF je vrlo pogodan za digitalno povjerenje i otvorenost u elektroničkom poslovanju. Bez obzira na to je li nastao skeniranjem papirnatih dokumenata ili konverzijom iz nekog drugog digitalnog formata, ako ima ulogu izvornika u transakcijama, PDF se može arhivirati kao vjerodostojni dokument i za nj ne važe gornja ograničenja. To, naravno, važi za sve digitalne dokumente koji imaju ulogu izvornika pa se, primjerice, elektronički račun izveden u bilo kojem formatu predviđenom Zakonom o PDV-u i Uredbom o PDV (PDF, EDI, XML...) može digitalno arhivirati potpuno sukladno propisima.

Organizacija digitalnog arhiva
Uspostava digitalnog arhiva i upravljanje njime ozbiljan je poslovni projekt. Obuhvaća skup metoda, procedura i tehnoloških rješenja, opisanih različitim međunarodnim normama i dobrim praksama. Među najznačajnije norme ubrajamo normu za digitalno arhiviranje ISO 14721:2003 te normu za dugoročnu zaštitu elektroničkih podataka ISO/TR 18492:2005.
U svakom slučaju, organizaciju i uspostavu digitalnog arhiva treba povjeriti specijaliziranoj i iskusnoj tvrtki ili autsorsati kao uslugu. Izvođenje digitalnog arhiva kao autsorsane usluge dominantan je tržišni trend posljednjih nekoliko godina, jer omogućuje razmjerno brzo i pouzdano uvođenje i upravljanje, uz značajne uštede u troškovima.

Prednosti odabira PDF formata
PDF format mogućuje veliko bogatstvo digitalnih sadržaja koji su danas na raspolaganju. U PDF je primjerice, moguće ugraditi video ili audiozapis, programski kod, XML, linkove... Takvi sadržaji uključeni u dokument mogu značajno unaprijediti njegovu kvalitetu i ulogu u elektroničkom poslovanju. Međutim, oni su rezultat intenzivnog napretka ICT tehnologije i ovise o toj tehnologiji. Primjerice, za izvođenje videozapisa potreban je videopreglednik s odgovarajućim codecom i kompatibilan s formatom videozapisa. U situaciji trenda snažnog razvoja videa i stalnih promjena na tom području, čemu svakodnevno svjedočimo, sasvim je izvjesno da ćemo teško danas kreirani videozapis moći kvalitetno reproducirati za deset ili više godina. Slično je i s ostalim bogatim sadržajima koje možemo ugraditi u PDF dokument – za izvođenje koda trebat ćemo odgovarajuću aplikaciju, a za izvođenje linka odgovarajuću web-stranicu. Takve sadržaje praktički nije moguće ugraditi u dokument i osigurati njihovo izvođenje za desetke godina.
Zbog toga je za dugotrajno arhiviranje namjenski postavljen PDF/A kao podskup PDF formata. PDF/A format čvrsto definira da se svi sadržaji i prezentacija dokumenta moraju napraviti tako da osiguraju samoodrživu prezentaciju dokumenta neovisnu o preglednicima.

PDF/A to realizira kroz dva ključna zahtjeva:

  • propisujepre­zenta­cij­­ske atribute dokumenta koji moraju biti ugrađeni u njega – fontovi, profili boja i sl.
  • propisuje sadržaje koji ne smiju biti ugrađeni u dokument – kodovi, bogati sadržaji, reference na vanjske sadržaje, enkripcija i sl.

Sukladno tomu PDF/A norma propisuje da preglednici kompatibilni s PDF/A formatom moraju poštivati upute o upravljanju bojama i podržavati ugrađene fontove i anotacije, kako bi osigurali vjerodostojnu prezentaciju PDF/A dokumenata.
PDF/A je kao ISO norma objavljen 2005. godine. Kontinuirano se razvija kako bi zadovoljio poslovne potrebe i nove tehnologije i norme. Godine 2011. objavljena je 19005-2 inačica norme (Part 2), a 2012. godine inačica 19005-3 (Part 3). Jedno od poslovno najznačajnijih unapređenja donijela je inačica Part 2 podrškom za digitalni potpis sukladan PadES normi.