Članak 2.0

U novom, 199. broju Open InfoTrenda, objavili smo članak pod neobičnim naslovom: Članak 2.0. Autor Boris Blumenschein otvorio je seriju multimedijalnih sadržaja, koji će se pojavljivati na različitim mjestima (komunikacijskim kanalima), koristeći najbolje osobine pojedinih medija: tiskanog izdanja,portala, društvenih mreža, Youtube, e-Learning sadržaja, bloga, foruma i drugih.
Ideja je prezentirati mogućnosti „suživota“ različitih medija, koji često nepotrebno „ratuju“ jedni protiv drugih otimajući se za pažnju svojih konzumenata. Želja je bila otkriti jeli moguće povezati ih sve u skladnu cjelinu, gdje će korisnik, ovisno o svojim sklonostima i navikama, u okruženju u kojem se osjeća najbolje, dobiti više informacija, uz priliku za interakciju i uključenje u cijelu priču. A osnovni sadržaj jednog tiskanog izdanja nadživit će list u kojem je otisnut, dopunjavat će se i tko zna kako će završiti.

I ako je polazna pretpostavka točna, možemo reći da je stvorena nova vrsta sadržaja, pomalo i pretenciozno (ali potpuno u skladu s trenutnom modom), nazvana „Članak 2.0“.

Sam Članak najviše se bavio dolazećom konferencijom Znanje u fokusu, koja je organizirana u Koprivnici, 12. lipnja 2015. Ostali njegovi dijelovi više će se baviti pojedinim temama koje su u Članku samo rubno dotaknute: digitalni novac (Knowledge Coins), veliki tehnološki trendovi, e-Learning i još neke teme.

Stoga je red da se nekima od njih pozabavimo i ovdje. Posebno mi je zanimljivo promatrati reakcije različitih sugovornika kada se spominje upravljanje znanjem u nekoj organizaciji.

Ovisno iz koje je osoba organizacije, kakav mu je „background“, koju poziciju zauzima – dobit ćemo potpuno različite reakcije: od neospornog, ponekad bezkriterijalnog odobravanja do negodovanja i isključivog odbijanja.

No, ako oprezno uđemo u cijelu priču, pa pustimo sugovornika da prvo kaže nešto o svojoj organizaciji, prilično je izvjesno da će se kad-tad spomenuti kako su „ljudi naše najveće blago/kapital/resurs…“.

Ako ih dodatno potaknemo pitanjem, zašto tako misle, odgovor će biti otprilike „zbog znanja i iskustva kojeg imaju ti ljudi“. Bez obzira jeli riječ o znanju tehnologije proizvodnje, poznavanju tržišta, menadžerskim znanjima i vještinama, umješnosti na području prava i financija.

Još uvijek „ne zabijamo gol“ nego „driblamo“ u šesnaest metara:
-    a gdje to znanje najčešće stoji (u procedurama, u aplikacijama i bazama podataka ili u glavama ljudi)?
-    Jeli to znanje stabilno, nepromjenjivo, ili se sve češće i brže mijenja?
-    Imamo li problem kako ga prenositi na nove zaposlenike?

Kladim se da je sada veliki broj naših sugovornika i sam zaključio, da ima prostora za poboljšanje situacije, da stvari nisu idealne i da možemo puno bolje. Uključivo i one koji rade u našim najboljim i najbogatijim tvrtkama.

Zar ne bismo onda nešto trebali poduzeti? Sigurno da DA.

Samo nemojmo ih prestrašiti složenim nazivima, opsežnim studijama, skupim softverskim alatima i brojnim konzultantima koji ne razlikuju psa od ovce.

Gradimo postupno, krenimo od jednostavnih stvari koje su nam važne, brzo daju rezultate i potvrđuju nam svima da smo na dobrom putu.

Nema jedinstvene formule, ali među takve jednostavne alate pripadaju na primjer, interni portali s velikom količinom gotovih funkcija „iz kutije“ (Out of the box), tj. bez dodatnog podešavanja ili programiranja. Pohrana različitih dokumenata i zapisa, jednostavno pretraživanje, pretplate, izvještaji, kolaboracijske funkcije, povezivanje sadržaja i verzioniranje.

Dodatno, standardizirajmo najčešće dokumente koje koristimo, i to tako, da kreiramo predloške (templates), koji su pohranjeni na jednom mjestu i lako dostupni kad ih trebamo. U području koje možemo promijeniti nalaze se i skrivene upute za napredno korištenje.

Za ključne aktivnosti u organizaciji, na primjer sklapanje ugovora, uvedimo check liste (kontrolne liste s „kućicama“ gdje stavimo znak „+“ ako je sve u redu, odnosno „-„ ako nije.

Osim znanja koje su naši najiskusniji stručnjaci (pravni, financijski, računovodstveni, komercijalni) koncentrirali u takvoj listi, ona je ujedno i podsjetnik kada radimo važnu aktivnost na što sve moramo obratiti pozornost. I na kraju, ako ju „zaklamamo“ za ugovor, kontrolna lista je dokaz da smo proveli sve potrebne kontrole, što će redovito rezultirati povećanjem kvalitete odnosno smanjenjem broja problema koje redovito imamo s ugovorima (ne zna se gdje je koji primjerak, nije jasno do kada ugovor traje, ne piše tko ovjerava izvršenje, nije definirano kako se raskida ili produžuje ugovor i sl.).

Ako na poleđini operativnih dokumenata nacrtamo jednostavni tijek poslovnog procesa ili hodogram tog dokumenta, svim korisnicima će biti jednoznačno jasno što se od njih očekuje. Ako se pod mjesto za potpis stavi kratka rečenica koja kaže što svojim potpisom ovjeravam, stvari se značajno pojednostavljuju. U nekim organizacijama za plaćanje fakture potrebno je 5 i više potpisa, a da nije jasno kojim redoslijedom se potpisuju i tko je za što odgovoran. Napomena ispod svakog potpisa može značajno pomoći, npr.:  
 
 
                 

Sve navedene i još brojne slične promijene mogu se uvesti bez ikakvih značajnih investicija, bez promijene organizacije ili sistematizacije radnih mjesta. A sigurno je da će unijeti više reda u poslovanje i smanjiti probleme koje smo svi okusili.

I to je izvrstan prvi korak da se pokaže, kako se znanje isplati prikupljati, evaluirati, pohranjivati, učiniti dostupnim (pretraživim) i KORISTITI. Nakon ovakvih manjih poteza, bit će značajno lakše, ali za svaki daljnji korak upitajmo sami sebe:
-    Koliko ga je jednostavno uvesti
-    Koliko će koristi donijeti organizaciji (i kome sve)
-    Postoje li kakvi rizici, koji su i kako ih umanjiti
-    U kakvoj su vezi ti koraci s onima koje smo već proveli odnosno s onima koje namjeravamo provesti nakon njih.

Projekt čak ne moramo niti nazvati „upravljanje znanjem“, nego „unaprjeđenje ključnih poslovnih procesa“ ili nešto još jednostavnije. Ako smo potpuno mala organizacija, uvedimo takve jednostavne mjere što prije, jer ćemo rasti planski, a nećemo se zateći u situaciji kada su simptomi nereda i nepreglednosti, gubitka informacija i loših poslovnih rezultata već očigledni i ljudima izvan naše organizacije. Sve ovo i radimo kako bismo uspostavili što kvalitetniju, dugoročno održivu organizaciju poslovanja, kako bismo bili što spremniji provoditi nužne promijene i što bolje koristili naše potencijale.  Jednom riječju, kako bismo gradili vlastitu poslovnu izvrsnost.

Ako ste očekivali sadržaj više usmjeren prema računalom podržanom učenju (e-Learning), posjetite našu LinkedIn grupu: e-Learning - Keep in Touch. Učlanite se, pretplatite na sadržaje te se uključite svojim iskustvima, bila ona dobra ili loša. Unaprijed Vam na tome hvala.

Boris Blumenschein
12.6.2015.